Het ministerie van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijk voor de organisatie van gesubsidieerde rechtsbijstand en het toezicht daarop. De Raad van Rechtsbijstand (RvR) heeft van het ministerie de opdracht gekregen om gesubsidieerde rechtsbijstand te regelen in Nederland.

Klant: Raad voor Rechtsbijstand

Sector: Juridische dienstverlening

Grootte bedrijf: 4000+

Website: rvr.org

Vraag van Raad voor Rechtsbijstand

In het verleden werd het planningsproces per half jaar op papier vooruit gedaan. Het gaat hier om het plannen van de ongeveer 4000 advocaten in piketdienst. De werkwijzen in de 5 verschillende regio’s waren verschillend, wat veel aandacht vergde om het eindresultaat op elkaar af te stemmen. Mede hierdoor was er niet alleen sprake van een zeer bewerkelijk proces, maar bracht deze werkwijze ook een grote foutkans met zich mee. Daarnaast was er weinig management informatie beschikbaar over het planningsproces waardoor het lastig was de organisatie en daarmee de kosten te sturen.

Doelstellingen

Het standaardiseren, automatiseren en efficiënter maken van de werkwijze en het planningsproces.

Het verbeteren van de relatie en betrokkenheid van ketenpartners zoals de Politie en Nederlandse Orde van Advocaten.

Het verkrijgen van goede management informatie omtrent het gehele planningsproces.

Het realiseren van een heldere regelgeving voor de totstandkoming van de planning.

Oplossing & resultaat

Om de doelstellingen te realiseren is het gewenste planningsproces tot in detail uitgewerkt en geïmplementeerd. Vervolgens is het planningsproces geautomatiseerd met de Symagic planning software. Door het gerealiseerde planningsproces kunnen advocaten hun persoonlijke beschikbaarheid opgeven. Op basis van deze beschikbaarheid, opgegeven rechtsgebied en de regelgeving worden advocaten automatisch ingepland. Daarnaast komen de uitmeldingen van de Politie geautomatiseerd binnen in het planningssysteem en worden automatisch toegekend aan één van de op dat moment ingeroosterde en geschikte advocaten. De advocaat krijgt automatisch een melding en kan deze bekijken, weigeren of accepteren. Het vernieuwde planningsproces heeft geresulteerd in een efficiënt, geautomatiseerd planningsproces waarbij de uitvoering sterk vereenvoudigd is.

“Door de inzet van Symagic en de politie hebben wij innovatie bereikt en is voor alle betrokkenen het proces gemoderniseerd wat ten goede komt aan de rechtsbescherming van de burger.”

Peter van den Biggelaar, Raad van Rechtsbijstand

Directeur Stelsel