Eenvoudig Outlook agenda delen met collega's

Met de tweezijdige koppeling van Symagic kunnen medewerkers hun Outlook of Exchange agenda delen met collega’s en overzichtelijk gepresenteerd krijgen. In een oogopslag is inzichtelijk waar iedereen mee bezig is en wie eventueel beschikbaar is om extra taken op te pakken. De activiteiten die bij collega’s in Symagic worden ingepland worden dan ook zichtbaar in de Outlook agenda’s van collega’s. Op deze wijze heeft iedere gemachtigde collega inzage in de beschikbaarheid en planning van medewerkers.

Outlook agenda delen met collega's

Eén centraal overzicht van Outlook agenda's in Symagic

Met de koppeling heb je in één centraal overzicht (het planbord van Symagic) alle agenda’s van je collega’s. In het centrale overzicht staat niet alleen de planning die in Symagic is gemaakt, maar zijn ook de geplande vergaderingen en eventuele privé afspraken die in Outlook zijn gemaakt weergegeven. Deze weergave is real time en dus altijd up to date.

Symagic planning inzichtelijk in Outlook

Door de Outlook of Exchange agenda te delen met de bidirectionele koppeling van Symagic, worden Symagic agenda’s inzichtelijk in Outlook. Dit is ook handig voor medewerkers van andere afdelingen, die geen toegang hebben tot de Symagic planning. Zo kunnen zij bijvoorbeeld de beschikbaarheid in Outlook checken voor het sturen van een vergaderverzoek.

Outlook agenda delen

Het product

De online beschikbare workforce management software van Symagic beschikt over

een tweezijdige koppeling met de Outlook of Exchange agenda, met verschillende onderdelen:

Persoonlijke afspraken in Outlook

Persoonlijke afspraken in outlook (aangevinkt als ‘persoonlijk’) worden in Symagic weergegeven met de naam ‘Privé’ in plaats van de naam van de afspraak weer te geven. Handig bij een afspraak die wel impact heeft op de beschikbaarheid, maar wat privé is voor de medewerker, zoals bijvoorbeeld een doktersbezoek.

Outlook persoonlijke afspraak
SYM_visual_softwareUI_dashboard

Techniek, beveliging en logging

De koppeling verloopt via een beveiligde verbinding via Exchange Web Services (EWS). Dit is een web service die beschikbaar is bij de meeste Exchange versies, Exchange Online en Office 365. Er wordt op de Microsoft manier geauthentiseerd middels Oauth 2.0 authenticatie. Daarnaast heeft de centrale IT-afdeling de mogelijkheid om de rechten aan te passen in Exchange en om in de centrale logging in te zien wat heen en weer verstuurd wordt met de koppeling.

Yokogawa
Christal
Rabobank
Leaseplan
Clini Clowns

Nog veel meer mogelijkheden leren kennen

Weten wat efficiënt rooster maken voor jouw organisatie kan betekenen?