Veel organisaties hebben diverse type werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden binnen een bepaald tijdsbestek, en verschillende medewerkers met ieder hun diverse voorkeuren en skills om in te zetten. Veelal wordt er gepland in Excel om overzicht en grip op dit proces te krijgen. Een goede planning geeft dan ook rust in de organisatie.

Maar is plannen in Excel wel zo ideaal zoals gedacht wordt? En wanneer moeten we verder kijken en de overstap overwegen naar professionele planningssoftware? Om deze vragen te beantwoorden, hebben we een aantal veelgehoorde voor en nadelen van plannen in Excel opgesomd. Welke voor- en nadelen zijn voor jouw organisatie herkenbaar?

Veelgenoemde voordelen van plannen met Excel:

  • Een veelgenoemd voordeel is dat Excel gratis is. Althans wanneer u al een office pakket hebt t.b.v. andere doeleinden, dan is het Excel pakket daarin opgenomen en zijn de kosten ervan dus te verwaarlozen.
  • Het is eenvoudig te gebruiken voor een grote groep medewerkers. Immers veel medewerkers kunnen (redelijk) omgaan met Excel, en dus is het laagdrempelig om ervoor te kiezen om de planning in Excel te realiseren.
  • Flexibiliteit: er kunnen eenvoudig wijzigingen aangebracht worden in de planning. Alle planning informatie is aan te passen en veelal heb je direct volledige rechten om de planning te wijzigen.
  • Geen beperking bij het maken en wijzigen van de planning door eventuele regelgeving, wetgeving, interne en externe gemaakte afspraken. Deze ‘regels/afspraken’ zijn vaak niet in het Excel bestand opgenomen om complexiteit te voorkomen. Dit wordt veelal als een voordeel gezien voor de planners zelf.

Hierdoor is plannen met Exel geschikt voor een organisatie met een eenvoudig planproces met relatief weinig te plannen opdrachten en in te zetten medewerkers. Met als voorwaarde dat met betrekking tot de planning, weinig rekening gehouden hoeft te worden met regelgeving en of specifieke gemaakte interne en externe afspraken. Veelal wordt het plannen in Excel tot ongeveer 10 medewerkers als ‘goed te doen’ ervaren. De praktijk wijst uit dat vanaf 5 medewerkers de organisatie het overzicht begint te verliezen en bewust en onbewust steeds meer de nadelige gevolgen ervaren.

Veelgenoemde nadelen van plannen met Excel:

  • Een juiste balans in centraal en decentraal plannen is lastig te realiseren in Excel.
    Er is vaak gebrek aan diverse autorisatiemogelijkheden voor verschillende gebruikersgroepen. Daardoor ontbreekt transparantie over, invloed op en betrokkenheid van medewerkers en klanten bij de planning.
  •  Delen van de planning: Door continue wijzigingen in de planning ontstaan er meerdere versies in omloop die via mail worden verstuurd. Het is vaak niet meer duidelijk wat de laatste versie is. Kortom, het delen van de planning met ieder de juiste autorisatie is niet goed mogelijk in Excel.
  • Foutcontrole en rekening houden met regels en afspraken:
    Het is lastig om in Excel regels in te bouwen die rekening houden met bijvoorbeeld diverse skills van medewerkers, contracturen, flexibele beschikbaarheden, cao afspraken, en contractuele (service) afspraken met de interne of externe klant. Het kost vaak veel moeite om dit uit het hoofd te doen, wat regelmatig gepaard gaat met fouten in de planning. Dit veroorzaakt regelmatige en lange hersteltijden en frustratie tot gevolg.
  • Planning is slecht overdraagbaar:
    Omdat niet alle variabelen die betrekking hebben op de planning, overzichtelijk in Excel in te voeren is, heeft de planner veel informatie in zijn hoofd zitten. Wanneer men wel zoveel mogelijk informatie in Excel probeert op te nemen, dan wordt het Excel bestand vaak onbegrijpelijk met complexe macro’s en celverwijzingen. Hierdoor is de planning vaak slecht overdraagbaar, wat tot problemen leidt tijdens ziekte en vakantieperiodes.
  • Sturen op foutieve managementinformatie.
    Door de complexiteit en gebrek aan processturing tijdens het planproces in Excel, komt het regelmatig voor dat er fouten ontstaan in de planning en daardoor ook in salarisadministratie, facturatie en managementrapportages. Lastig voor de medewerkers, klanten, en het management. Immers, we willen liever dat ons salaris klopt, we geen discussie met de klant hebben over foutieve facturaties en dat het management stuurt op betrouwbare informatie.

Potentieel, Business case en terugverdientijd

Naast de genoemde voordelen wordt regelmatig gebrek aan overzicht en grip op de planning ervaren door de hierboven beschreven nadelen. Als resultante laten veel organisaties een groot potentieel liggen op het gebied van efficiëntie, effectiviteit, maar ook klanttevredenheid, tevredenheid van medewerkers en kwaliteit van te leveren dienst of product.

Voor veel organisaties geldt dan ook dat Excel gratis is, maar tegelijkertijd laat men veel potentieel liggen. Het lijkt in eerste instantie ideaal om te plannen in Excel gezien de genoemde voordelen, maar in de praktijk blijkt het regelmatig een utopische gedachte.

Welke voordelen en nadelen ondervind jouw organisatie of afdeling met het plannen met Excel? Om te bepalen of het voor jouw organisatie of afdeling loont om te investeren in professionele planning software, is het nuttig om te bepalen in welke mate de hierboven beschreven voor en nadelen voor je organisatie gelden. Stel jezelf de vraag, wat het je afdeling of organisatie zal opleveren wanneer de getraceerde nadelen er niet meer zijn. Het kan helpen om deze vraag ook bij een collega neer te leggen om een objectiever beeld te krijgen. Hierdoor krijg je beter inzicht in het potentieel wat nog benut kan worden, en geeft een basis om de business case met terugverdientijd (ROI) te berekenen.

Vraag een demo aan


Hoe wij omgaan met je persoonsgegevens, lees je in ons privacystatement.