Het maken van een goede planning waarbij er een optimale personeelsbezetting is ten aanzien van het aantal bezoekers, in de winkel is lastig. Niet alleen omdat er dagelijks verschillende aantallen klanten met andere vragen zijn. Maar ook door het feit dat deze aantallen worden beïnvloed door verschillende soorten factoren, zoals welke marketing activiteiten worden er gedaan, periode van het jaar, dag in de week, bijzondere gebeurtenissen, vakantie en vrije dagen etc.
Daarnaast is ook niet elke medewerker elke dag en elk uur beschikbaar en moet er rekening gehouden worden met contractuele afspraken, werktijden, bepaalde skills en verantwoordelijkheden, etc. Ook is bekend dat als een potentiële klant onvoldoende geholpen wordt, te lang moet wachten of er in het ergste geval helemaal geen aandacht aan hem/haar wordt besteed, deze dan onverrichter zake de winkel uitloopt. Of slechts een deel van zijn bedoelde aankopen doet en de rest ‘wel een andere keer meeneemt’. Dat gevoel kennen we allemaal wel. Met andere woorden: plannen is tijds- en situatie afhankelijk en er zijn belangrijke verschillen tussen de benodigde medewerkers per uur / dag en de beschikbaarheid.
In de praktijk wordt er vrij rechtlijnig gedacht als het gaat om het maken van een planning. Niet omdat men zich niet realiseert welke variabelen er in het spel zijn bij een goede planning, maar vooral omdat men eenvoudigweg de tools en de stuurinformatie niet heeft om een meer gedetailleerde planning te maken.
Kopie van vorige week
Het resultaat hiervan is dat de planning vaak een kopie is van de vorige week, of de vorige planperiode. In het beste geval worden er nog wat aanpassingen gedaan op basis van het gevoel van de planner ten aanzien van de verwachte drukte. En onderling wordt er dan op de werkvloer nog wat geschoven als het gaat om vrije dagen, verlof etc. Hierbij worden factoren zoals de marketing campagnes, het bezoekersaantal op basis van de vorige periode per tijdseenheid, de contractuele afspraken etc. over het algemeen niet meegenomen in de planning. Eenvoudigweg omdat dit te moeilijk is om met een spreadsheet of uit het hoofd te optimaliseren.
