Sommige retailorganisaties gaan al de goede kant op met de personeelsplanning, hierbij plannen ze aan de hand van de omzet van een vergelijkbare dag. Toch blijkt er vaak geen zicht te zijn op het kunnen bieden van optimale klantenservice en hier de planning op aan te kunnen sluiten. Vaak zijn de momenten waarop het druk is en de klant niet geholpen kan worden ook de momenten waarop bezoekers afhaken, zonder een aankoop te doen.
Dat betekent dat er dan minder is verkocht op basis van de bezoekersaantallen. Wanneer dit als uitgangssituatie gebruikt wordt voor een andere dag, is het zeer waarschijnlijk dat er weer sprake zal zijn van onderbezetting. Gezien de uitdagingen die het optimaal benutten van medewerkers en klanten met zich meebrengt, is een geavanceerd planningsmodel noodzakelijk voor een succesvolle bedrijfsvoering in de retail. Inzicht in bezoekersaantallen in combinatie met campagnematig denken staan daarbij centraal.
Lees ook:
→ Retailer: slim plannen op basis van bezoekersaantallen
De werkwijze
Door een analyse te maken van vorige bezoekersaantallen, de gevoerde campagnes in het verleden, de actuele campagne, tijd van het jaar, bijzondere gebeurtenissen, kan met behulp van planningssoftware een uiterst betrouwbare forecast gemaakt worden. De aantallen te verwachte bezoeken op bepaalde dagen en op een bepaald tijdstip kunnen berekend worden en daarmee kan dan ook het benodigd aantal medewerkers per afdeling worden bepaald.
Er zijn echter ook diverse beperkingen om de medewerkers zo in te plannen als de bezoekersforecast voorschrijft. Welke mensen zijn er beschikbaar? Welke mogelijkheden biedt de cao?
Het is een hele klus om rekening te houden met al deze factoren. Dit is de reden dat er vaak wordt gewerkt met een planning van vorige week, misschien met kleine aanpassingen. Dit levert niet de beste planning op, maar zonder een goede technologie is het dan ook lastig om deze planningspuzzel op te lossen. De uitkomst zal hierbij goede planningssoftware zijn, waarbij ook rekening wordt gehouden met extra drukke dagen in de toekomst én de huidige planningsperiode.
Binnen de mogelijkheden van de CAO kan hier alvast tijd voor worden gespaard zodat overuren en inzet van flexibel personeel beperkt kunnen blijven. Als de retailer een betrouwbare schatting heeft van het aantal bezoekers op een bepaalde afdeling op een bepaald tijdstip, is het mogelijk om ook de juiste aantallen medewerkers met de juiste vaardigheden in te zetten. Op deze manier kunnen de beschikbare medewerkers zo slim mogelijk worden ingezet en zal daardoor het meeste rendement uit het beschikbare loonkostenbudget worden gehaald.
De aantallen te verwachte bezoeken op bepaalde dagen en op een bepaald tijdstip kunnen berekend worden en daarmee kan dan ook het benodigd aantal medewerkers per afdeling worden bepaald.
Capaciteit managen
Door een goede forecast te maken van het aantal te verwachten bezoekers van een half jaar tot een jaar vooruit, is het ook duidelijk op welke moment er te verwachten pieken en dalen zijn en wat dit voor de benodigde capaciteit betekent. Op deze manier kan de retailer de beschikbare capaciteit verschuiven van overbezette dagen naar onderbezette dagen. Dit bespaart geld en zorgt er voor dat de klant zoveel mogelijk geholpen wordt door de meest ervaren medewerkers.
Vraag een demo aan
Lees ook:
→ Retail: de traditionele wijze van plannen
→ Retail: effect van onzorgvuldig plannen
→ Gratis whitepaper: Personeelsplanning in retail
