Een succesvolle retail organisatie zorgt voor een optimaal samenspel tussen het creëren en (her) kennen van een trouwe klant. Het voeren van campagnes om bezoekers, potentiële klanten en herhalingsaankopen te genereren in de diverse kanalen en voor de beschikbaarheid van de juiste medewerkers als de klant deze nodig heeft. Door op basis van daadwerkelijke informatie een planning te maken, is de kans het grootste dat de klant die in de winkel komt ook daadwerkelijk optimaal wordt geholpen. En dat zowel de conversie als het gemiddelde aankoopbedrag worden verhoogd. Een goede planning gecombineerd met de juiste skills van het personeel kan op basis van positieve klantervaring ook de loyaliteit van de klant worden vergroot.
Met goede planningsoftware kan een analyse gemaakt worden van de historische bezoekersaantallen, de gevoerde campagnes in het verleden, de actuele campagne die specifiek op geselecteerde doelgroepen zijn gericht, de tijd van het jaar, bijzondere gebeurtenissen vlakbij de locatie van de winkel (zoals bv een kerstmarkt). Hierdoor kan met behulp van planningssoftware een uiterst betrouwbare forecast gemaakt worden van de aantallen te verwachten bezoekers op een bepaalde dag en op een bepaald tijdstip, en daarmee dan ook de aantallen benodigde mensen per afdeling.
Er blijven natuurlijk diverse beperkingen om de medewerkers exact zo in te plannen als de forecast voorschrijft. Welke mensen zijn er beschikbaar, welke mogelijkheden biedt de CAO, wie is er ziek, wie wil er graag vrij hebben, wie beschikt er over welke vaardigheden? Om handmatig tot een zo goed mogelijke planning te komen, rekening houdend met al deze factoren, is een hele klus. Een klus die veelal niet te doen is en die veel tijd in beslag neemt.
Dit is dan ook de reden dat er vaak wordt gewerkt met een kopie van een eerdere planning met eventueel wat kleine aanpassingen erin. Dat dit niet de allerbeste planning oplevert is duidelijk maar zonder goede technologie is het ook bijna onmogelijk om de planningspuzzel beter op te lossen. Technologie in de vorm van goede planningsoftware kan hierbij een uitkomst zijn, waarbij ook alvast rekening worden gehouden met extra drukke dagen die verder in de toekomst liggen dan de huidige planning periode. Binnen de mogelijkheden van de CAO kan hier alvast tijd voor worden gespaard zodat overuren en inzet van flexibel personeel beperkt kunnen blijven.
Als de retailer een betrouwbare schatting heeft van het aantal bezoekers op een bepaalde afdeling op een bepaald tijdstip, is het mogelijk om ook de juiste aantallen medewerkers met de juiste vaardigheden in te zetten. Zo is het aantal beschikbare medewerkers afgestemd op het aantal potentiële klanten die op een bepaald tijdstip in de winkel aanwezig zijn. Op deze manier kunnen de beschikbare medewerkers zo slim mogelijk worden ingezet en zal daardoor het meeste rendement uit het beschikbare loonkostenbudget worden gehaald.
