Organisaties werken op een andere manier dan 25 jaar geleden. Dat is bijvoorbeeld zichtbaar in het toegenomen thuiswerken maar ook in de verdere digitalisering van het werk. Waar voorheen collega’s elkaar dagelijks ontmoeten bij de koffieautomaat is dat nu vaker een uitzondering dan een regel. Dit heeft direct consequenties voor organisaties. Herkent u deze ontwikkelingen in uw organisatie?

Samenwerking, kennisdeling en communicatie gaan niet (meer) vanzelf

Medewerkers willen worden gefaciliteerd bij de onderlinge communicatie en bij de wijze van samenwerken. Niet alleen om het delen van kennis te ondersteunen, maar ook ten aanzien van het sociale aspect om het gevoel
van saamhorigheid, een mooie organisatie te laten groeien, te versterken. Ook is er een groot verschil zichtbaar tussen hoe medewerkers gewend zijn om privé en zakelijk met elkaar te communiceren en kennis te delen. Privé worden er eenvoudig verschillende sociale media kanalen ingezet terwijl er binnen de organisatie vaak teruggevallen moet worden op e-mail. Niet het meest geschikt kanaal om bijvoorbeeld kennis in vast te leggen of om met elkaar te overleggen.

Vaak nemen medewerkers dan zelf het initiatief om met elkaar in contact te komen en zetten daarbij media in buiten de regie van de organisatie. Denk hierbij aan losse WhatsApp groepen, en persoonlijke Dropbox accounts waar documenten worden gedeeld etc. Het verliezen van de regie over de uitwisseling van kennis en documenten, is een organisatierisico dat u wilt beperken. En om dat te beperken zult u met een alternatief moeten komen.

Bestaande software voldoet niet meer

De verwachtingen van medewerkers sluiten vaak niet aan bij de bestaande bedrijfssoftware. Eén van de grootste irritatiefactoren op de werkvloer is dan ook het niet goed functioneren of het ongebruiksvriendelijk zijn van bedrijfssoftware.

De bedrijfssoftware van de organisatie moet tegenwoordig intuïtief, gebruiksvriendelijk en eenvoudig zijn om aan te sluiten bij de behoeften van de medewerker van nu. Veel organisaties beginnen bijvoorbeeld met een planning op operationeel niveau. En gebruiken daar een eigen gemaakte Excel oplossing of een eenvoudig planningstool voor. In eerste instantie werkt dat. Maar naarmate de eisen van de randvoorwaarden, de regelgeving, het met elkaar
delen van informatie of het zelf kunnen plannen hoger worden, voldoet deze operationele insteek niet meer.

De foutkans neemt toe door het handmatig invoeren en het is enorm arbeidsintensief om de planning ‘rond te krijgen’. Zeker op het moment dat er plotselinge wijzingen doorgevoerd moeten worden bv door ziekte of nieuwe projecten, ontstaan de uitdagingen. Daarom moeten bestaande software tools flexibiliteit, persoonlijke wensen en een grote mate van gebruikersgemak bieden. De toegevoegde waarde aan zowel de klant (deadlines, verantwoordelijkheid en meetbaarheid) als ook aan de medewerkers (persoonlijke wensen, flexibiliteit en voorkeuren) worden meer en meer als standaard aangenomen.