De planning vereist veel aandacht. Medewerkers hebben wensen en verworven rechten, terwijl de planner ook rekening moet houden met vereisten als bezettingsgraad en benodigde kennis op de werkvloer. Met name voor gemeenten is dit een grote klus. Zij voeren namelijk ook nog verschillende takenpakketten uit. Denk aan afvalservice, burgerzaken en toezicht in de wijken. Hoe blijft u als gemeentelijke planner toch in controle? Dat ontdekt u in dit blog.
De burger voorop
De gevolgen van moeilijkheden met het rooster zijn:
- Tijdsverlies voor de HR
- Ontevreden medewerkers
- Frustraties bij de burger
De burger staat bij het plannen van het rooster namelijk voorop. Wanneer u langere tijd moeilijkheden met rooster plannen ervaart, zijn er onvoldoende baliemedewerkers aanwezig, wordt het afval niet volgens afspraak opgehaald en kan de gemeente niet voldoende maatschappelijke ondersteuning bieden. Met een online rooster tool kunt u deze problemen tegenaan.
Software om online te roosteren
Plant u de roosters voor de verschillende gemeentelijke afdelingen nog altijd in Excel? Wanneer u kiest voor een moderne roostertool kunt u deze planningen maken op één plek. U krijgt hierdoor zicht op het rooster en heeft sneller de planning op orde.
HR-planners willen altijd in controle blijven en medewerkers tevreden houden, terwijl ze ook willen blijven voldoen aan de opdrachten vanuit managers. Met software voor roosterplanning blijft u alle partijen behartigen, zonder uw werk uit handen te hoeven geven.
Voordelen van een roostertool
Er zijn tal van voordelen te noemen voor het gebruik van een roostertool voor de gemeentelijke planning. Denk aan tijdswinning, overzicht en plannen met gemak. We leggen de drie voornaamste aan u uit.
Rekening houden met alle variabelen
In roostersoftware kunt u gemakkelijk rekening houden met alle variabelen die komen kijken bij het samenstellen van het rooster. Denk hierbij aan:
- Wensen van medewerkers
- Vereiste expertises
- Verschillende diensttijden
- Minimale bezettingsgraad
- Verlof- en ziektedagen
U hoeft niet zelf deze informatie uit te zoeken. Wanneer u deze eenmalig vastzet in de tool, houdt deze rekening met de variabelen en stelt gemakkelijk het ideale rooster op
Geen foutgevoelige administratie
De planning binnen één live omgeving heeft het voordeel dat het foutgevoelige administratie tegengaat. U hoeft niet meer losse updates te verzenden naar medewerkers van verschillende afdelingen; dat doet de tool voor u middels notificaties. Bovendien is iedereen op de hoogte van het laatste rooster, omdat het online ingevuld wordt en de toegang 24/7 beschikbaar is.
Roostertool van Symagic
Symagic biedt roostertools voor verschillende branches. Hierdoor kunt u zelf het pakket samenstellen dat past bij de werkwijze van uw organisatie. In de basis bieden wij u een roostertool.
Voor gemeentes hebben we aanvullend de volgende modules:
- Planbord
Op het planbord krijgt de HR zicht op de ingeroosterde activiteiten. U kunt deze in zijn geheel weergeven, of per afdeling aanklikken. Daarnaast kunt u een gedetailleerde weergave aanklikken, waarin u informatie ziet als benodigde expertise. - Personeelsdossier
In de roostertool kunt u alle benodigde informatie van medewerkers bijhouden, van contracten tot uurtarief en van expertise tot vaste vrije dagen. Op deze wijze houdt de tool rekening met het inroosteren van het juiste personeel. - Geautomatiseerd plannen
De planners blijven centraal staan. Van te voren stellen ze de randvoorwaarden van het rooster op, die vervolgens geautomatiseerd ingevuld worden vanuit het personeelsbestand. De tool kunt u inrichten op efficiëntie, beste kwaliteit of laagste kosten. Hierdoor houdt u controle op het rooster. - Agenda
Medewerkers zien het rooster in de online agenda. Deze is zowel beschikbaar in de app als online. Bij wijzigingen krijgen alle betrokkenen een notificatie. Door gebruik te maken van deze functie, beschikt iedereen over het meest actuele rooster, ook bij last-minute veranderingen. - Social
Uniek aan onze roostertool is het sociale aspect. In de agenda kunnen medewerkers bijvoorbeeld de overdracht informatie invullen. Ze kunnen communiceren over geplande diensten. Maar ook hebben we een tijdlijn waarin verjaardagen en jubilea voorbijkomen, om de werksfeer te verhogen.
Wilt u ook zicht op het rooster?
Met een rooster tool kunt u gemakkelijk de planning opstellen. U krijgt weer zicht op het rooster van de gehele organisatie of per afdeling. U vult zelf de randvoorwaarden in en de tool automatiseert voor u de planning. Hierbij blijft u rekening houden met wensen van medewerkers en vereisten vanuit managers.
Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden van de roostertool voor uw gemeente?
Neem gerust contact met ons op of vraag de online demo aan. Dan kijken we welke processen we voor u naar de tool kunnen vertalen.
