Workforce management

Wat is workforce management?

Voor roostermakers is het een uitdaging om het beschikbare personeel optimaal in te plannen om aan de capaciteitsvraag te doen. Workforce management (WFM) is hierbij dé oplossing.

WFM houdt in, dat het personeel afgestemd wordt op de benodigde werkzaamheden. Je roostert hierdoor zowel het juiste aantal medewerkers in, als ook de benodigde vaardigheden op de werkvloer per dag. Hierdoor voldoet het rooster aan de capaciteitsvraag van dat moment.

Dit betekent WFM voor jouw organisatie

Workforce management ondersteunt de roostermaker door te voorspellen hoeveel werk er wordt verwacht in de toekomst. Aan de hand hiervan, weet je hoeveel medewerkers en welke expertises benodigd zijn op de werkvloer. Dit kan zowel voor de korte als voor de lange termijn.

Je kunt ervoor kiezen om medewerkers zelf invloed op het rooster te laten uitoefenen. Hiermee creëer je een efficiënt maar flexibel rooster dat inspeelt op de wensen van het personeel. Door de inzet van workforce management houdt de planner rekening met:

Benodigde capaciteit
Beschikbaar personeel
Vaardigheden van medewerkers
Wensen en ambities van personeel op gebied van ontwikkeling

Op de lange termijn is WFM een proces dat je helpt bij het optimaliseren van de personele capaciteit, op een kosten efficiënte manier. Door rekening te houden met wensen van medewerkers, zal de productiviteit en de sfeer op de werkvloer verhogen. Dit resulteert vervolgens in hoge klanttevredenheid.

Workforce management systeem

Hoe kun je binnen de planning het beste gebruikmaken van workforce management? De tijd dat Excel ingezet wordt om het optimale rooster te maken, is voorbij.

Tegenwoordig zijn er moderne WFM tools die de planning overal en altijd inzichtelijk maken, eenvoudig aanpasbaar zijn en waarin de wensen van medewerkers meegenomen kunnen worden om de productiviteit te bevorderen.

Wij bieden jou het planningsprogramma van Symagic. Deze workforce management software is ontwikkelt voor verschillende typen bedrijven. Van callcenters tot en met de retail.

Ontdek de WFM sofware van Symagic

Het is voor organisaties van belang dat iedereen op de hoogte is van de actuele planning. In de WFM tooling van Symagic kan iedereen het rooster 24/7 inzien.

De software bestaat uit zelf samen te stellen modules, die managers, planners, medewerkers en zelfs klanten in staat stelt om onderling samen te werken. Deze modules creëren de perfecte ondersteuning voor jouw WFM en een programma dat volledig is afgestemd op jouw organisatie.

”Wij maken de planning nu sneller, beschikken over betere controles en hebben meer overzicht”.

★★★★★

Jet Prinsen, Planner bij CliniClowns

Forecasting

Het ideale rooster kan op verschillende manieren samengesteld worden. Je kunt de juiste expertise inplannen, de juiste hoeveelheid personeel of de goedkoopste arbeidskrachten. Met de forecasting module van de Symagic planningstool kun je deze onderdelen combineren. Op basis van historische gegevens, voorspelt de software de toekomstige drukte op bijvoorbeeld de telefoonlijn, in de winkel en in het museum. Het werkaanbod wordt hierop afgestemd, waardoor je onder- en overbezetting voorkomt. Forecasting is dus niet alleen efficiënt voor op de werkvloer, maar werkt ook kostenbesparend.

Capaciteitsmanagement

Hybride werken is de nieuwe norm. Dit vraagt om flexibiliteit van het rooster. Met de capaciteitsmanagement feature geef je personeel de mogelijkheid om zelf invloed uit te oefenen op het rooster. Personeel kan zelf de beschikbaarheid opgeven en diensten ruilen. De HR-medewerker voert de randvoorwaarden in, waarna het personeel de diensten opvult. Je hoeft alleen nog de laatste controle uitvoeren. Deze dynamische manier van personeelsplanning verhoogt de medewerkers tevredenheid wat resulteert in productiever personeel.

Roostering

De roostering module is de basis van de WFM applicatie. De roostermaker en medewerkers zien hier de actuele planning in de vorm van een kalenderweergave. Dit geeft overzicht op de personeelsplanning. Op dit planbord kunnen opmerkingen geplaatst worden bij de ingeplande dienst, of kan een medewerker feedback geven. Deze informatie komt terug bij de planner. Hierdoor wordt gezamenlijk gewerkt aan het ideale rooster.

Trafficmanagement

Een prettige werksfeer geeft medewerkers een tevreden gevoel. Daarom heeft Symagic als enige planningstool een social trafficmanagement module gecreëerd. Het houdt in dat medewerkers onderling op één centrale plek in de software met elkaar kunnen communiceren over werkgerelateerde zaken en het ruilen van diensten. Hierdoor zijn medewerkers altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken. Bijvoorbeeld alles wat belangrijk is om te weten over de dienst van de volgende dag. Maar ook verjaardagen en bijvoorbeeld jubilea komen in beeld.

Download whitepaper workforce management

Ontdek de Symagic software!

Ontdek in dit whitepaper de potentie van de Symagic workforce management! Lees over de ervaringen van voorlopende organisaties en de laatste maatschappelijke trends. De potentie van de Symagic software is groot en de eerste successen zijn zichtbaar.

De Symagic tool koppelen

Workforce management software is in de meeste gevallen niet opzichzelfstaand. Door jouw plansysteem te koppelen aan reeds gebruikte software pakketten worden er veel voordelen behaald. De WFM-software van Symagic kan gekoppeld worden met verschillende bedrijfsapplicaties, denk dan aan:

HRM-systemen
CRM-systemen
ERP-systemen

Het koppelen biedt vele voordelen. Je kunt bijvoorbeeld de gewerkte uren uit het urenregistratiesysteem gebruiken als input voor de salarisverwerking. Dit geautomatiseerde proces zorgt voor een kloppende en snelle uitbetaling van het salaris aan medewerkers. Ons team staat voor je klaar om de juiste koppelingen te realiseren, zodat de implementatie zorgeloos verloopt.

Klaar om te starten met workforce management (WFM)?

Strategische personeelsbezetting vereenvoudig je met workforce management software. Een geautomatiseerde forecasting zorgt voor het juiste personeel met de juiste vaardigheden op de juiste plek. De Symagic planningtool ondersteunt je in een efficiënte capaciteitsmanagement en optimale personeelsbezetting.

Werk je op de computer, een tablet of smartphone? Je hebt op ieder apparaat toegang tot het rooster. Wil jij samen met ons jouw planning efficiënt maken? Boek je gratis online demo en krijg een geheel verzorgde tour door onze WFM-software!