Gemeente Rotterdam
Het maken van het rooster in Excel kostte veel tijd om te maken en was foutgevoelig. Dat kan anders!
Klant: Gemeente Rotterdam
Sector: Gemeente
Grootte bedrijf: 12.000+
Website: https://rotterdam.nl/
Vraag van Gemeente Rotterdam
Binnen een grote gemeente zoals de gemeente Rotterdam spelen vele processen, zoals bij de afdeling Werk & Inkomen. Deze afdeling helpt burgers om aan het werk te kunnen gaan, bij geldproblemen en het aanvragen van uitkeringen. De planning opstellen voor een week kostte de planners bij Werk & Inkomen gemiddeld 28 uur. Deze planning werd gemaakt in Excel en was hierdoor foutgevoelig. Een planning in Excel is nu eenmaal moeilijk overdraagbaar. De benodigde aantallen medewerkers verschilt per dag en hangt af van de hoeveelheid vragen vanuit burgers. De piekmomenten op de afdeling zijn wisselend door het jaar heen en ook afhankelijk van het vrijkomen van nieuwe (inkomens)regelingen. Het ziekmelden en het verlof aanvragen vond plaats per mail, wat resulteerde in fouten of dubbele registraties.
Doelstellingen
Tijd besparen bij het maken van de planning
Centrale communicatie over het rooster
Een real-time en foutloos planproces
Het voldoen aan wet- en regelgeving
Oplossing en resultaat
De afdeling Werk & Inkomen van de gemeente Rotterdam heeft ervoor gekozen om Symagic te gaan gebruiken. Met automatisch plannen kost het de planners, in plaats van 28 uur per week, nog maar 6 uur per week om de planning te maken. Met de geïmporteerde capaciteitsbehoefte maakt Symagic een automatische planning. Daarbij wordt rekening gehouden met ieders beschikbaarheid, de benodigde skills en met wet- en regelgeving (compliance). Meer dan 90% van het planproces gebeurt nu automatisch; de planners van de afdeling Werk & Inkomen vullen de laatste 10% aan.
Gedurende de dag hebben de dagmanagers toegang tot de real-time planning. Hierdoor kunnen ze te allen tijde wijzigingen maken, welke direct zichtbaar zijn voor de medewerkers en de andere managers. Dit voorkomt fouten en dubbele wijzigingen. Medewerkers vragen hun verlof nu aan via de software van Symagic. Naast dat deze verlofaanvragen direct zichtbaar zijn in de planning voorkomt dit veel heen-en-weer communicatie per mail.
De afdeling Werk & Inkomen van de gemeente Rotterdam is toegegaan naar een foutloze planning, die gemakkelijk overdraagbaar is en medewerkers meer zelfstandigheid geeft. Dit nieuwe proces bespaart alleen al bij het maken van de planning meer dan twintig uur per week, dat is op jaarbasis 1040 uur. De afdeling heeft de smaak te pakken en is van plan om verdere vervolgstappen te zetten met het WFM-pakket. Zo gaan ze in de toekomst de modules om onderling tussen medewerkers diensten te kunnen ruilen en het opgeven van beschikbaarheid en voorkeuren in gebruik nemen, waardoor medewerkers meer invloed op hun planning krijgen wat leidt tot een nog hogere medewerkerstevredenheid.
