Zelfroosteren

Het is nu helder wat zelfroosteren is en waarom het de moeite waard is om er mee te beginnen. Daarnaast is ook besproken hoe je er als organisatie mee begint en wat je er voor nodig hebt. Maar wat zijn nou precies de voordelen van zelfroosteren?

Verschuiving van verantwoordelijkheid
Bedrijven hebben een HR-afdeling of roosterplanner die zich over de roosters ontfermt. Bij zelfroosteren verschuift de regie over werkzaamheden naar het personeel. Dit verhoogt de zeggenschap over het eigen rooster, waarmee de betrokkenheid van medewerkers gestimuleerd wordt.

De organisatie legt autoriteit bij de werknemers. Het belang van vakmanschap en professionaliteit staat hierbij voorop. Werknemers hebben behoefte aan deze erkenning en waardering van de werkgever. Zo vergroot de band met en het vertrouwen in het bedrijf en dus de motivatie van het personeel. 

Het verantwoordelijke team moet zelf aan de vooraf gekaderde bezettingsbehoefte voldoen. Voorbeelden van zo’n afbakening zijn minimale uren, kwalificaties of vertegenwoordiging per afdeling. Als gevolg van zelfroosteren neemt teamoverleg toe. Het personeel is samen verantwoordelijk voor een optimaal rooster.

De gemeenschappelijke taak doet een beroep op collegialiteit. Dit zorgt voor onderlinge openheid en begrip. Het teamverband zal verhogen waardoor de werksfeer en zo de productiviteit op de werkvloer verbetert. Zelfroosteren in de zorg is al een bekend begrip en heeft in die sector veel zelfstandigheid en tevreden werknemers voortgebracht.

Flexibiliteit
Het personeel bestaat uit onderscheidende individuen met elk een eigen werk-privé ritme. In de thuiswerkperiode zijn de behoeften voor keuzevrijheid, voorkeuren en maatwerk toegenomen. Om samen aan de roostereisen te voldoen, is flexibiliteit nodig. Zowel voor werkgever als werknemer.

Zelfplanning speelt in op deze flexibele behoeften. De roosterplanner geeft zijn taak deels uit handen en krijgt een toezichthoudende functie om de kwaliteit te waarborgen en waar nodig bij te kunnen sturen. Zo heeft de planning meer tijd voor andere inhoudelijke bedrijfstaken.

Werknemers die zelf hun werk inplannen, biedt een harmonieuze en constructieve manier van roosteren én werken. Vaste samenstellingen van duo’s of teams worden omgezet in vernieuwende, afwisselende samenwerkingen. Hierdoor ontstaan frisse kennisuitwisselingen.

Financieel baat en tijdbesparend
Zelfroosteren bespaart veel tijd voor de roostermaker. De fluctuaties bij persoonlijke omstandigheden nemen af, omdat hier tijdens de roosterplanning rekening mee wordt gehouden. Ook ziektedagen kunnen onderling flexibel worden opgelost. De kans is kleiner dat personeel diensten wil ruilen, maar mocht dit toch voorkomen is het proces vergemakkelijkt. Hierdoor hoeft HR of de planner niet meerdere malen over het rooster heen bij op- of aanmerkingen.

Bovendien maken de vooraf gecreëerde kaders het minder complex voor het personeel om de juiste bezetting rond te krijgen. Vraag en aanbod sluiten zo beter op elkaar aan, waardoor overbezetting of overuren en de uitbetaling daarvan afneemt.  

Kwaliteit verhogend
Een rooster dat voor het personeel optimaal werkt, doet ook goed aan de organisatie. Tevreden medewerkers zitten fysiek en sociaal beter in hun vel. Dat is zowel prettig voor de onderlinge werksfeer, als ook de productiviteit. Gezonde medewerkers nemen immers minder ziekteverzuim op. Doordat het personeel productiever werkt en het aanbod beter aansluit op de vraag, worden taken efficiënter uitgevoerd. 

Zelfplanning is dus een duurzame roostermethode voor de bedrijfsvoering. Waar klanten tegenwoordig meer vragen om ruime bereikbaarheid, is personeel binnen de richtlijnen van de arbeidswet vrijwillig ruimer inzetbaar. Zo staan gemotiveerde medewerkers op de werkvloer, die deze positieve energie op de klant overbrengen. Dit resulteert in tevreden klanten.

Uniek werkgeverschap
Dit laatste punt is een manier om zowel de huidige werknemers aan jouw organisatie te binden, als ook een methode om in te spelen op de wensen van potentiële personeelsleden. Flexibele roosters zijn bijvoorbeeld aantrekkelijk voor jongeren/studenten of herintreders. Het geeft werknemers de mogelijkheid om werk- en privéleven goed op elkaar af te stemmen. Bij uitstek een onderscheidende arbeidsvoorwaarde voor organisaties en dus een aantrekkelijk werkgeverschap.

Er is ontzettend veel te lezen over de voordelen van zelfroosteren. Bijvoorbeeld over hoe dat werkt in bepaalde sectoren en wat de voorwaarden zijn om het succesvol te laten zijn. Toch is zelfroosteren niet altijd een succes.

Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals problemen bij de implementatie ervan of verkeerde verwachtingen van werknemers of werkgevers. Al met al kan zelfroosteren in sommige situaties of in bepaalde sectoren ook nadelen hebben.

Minder zicht op een gezond rooster
In de meeste gevallen levert zelfroosteren juist gezondheidsvoordeel op. Werknemers kunnen de balans tussen privé en werk beter afstemmen, waardoor ze minder stress ervaren en meer tevreden naar hun werk gaan. Dit kan op lange termijn mentale en fysieke gezondheidsvoordelen opleveren. 

Maar in sommige gevallen kan het zo zijn dat er juist minder zicht is op een gezond rooster. Sommige medewerkers plannen hun rooster misschien niet op een gezonde manier in. Ze plannen bijvoorbeeld te veel nachtdiensten achter elkaar in, of vullen alle gaten die er zijn. Dat kan verschillende oorzaken hebben, zoals een bepaalde thuissituatie of de angst voor een slecht imago onder de collega’s.   

Te lange werkweken of te veel nachtdiensten achter elkaar, werken de gezondheidsvoordelen van zelfroosteren tegen. Het verhoogt bijvoorbeeld de kans op depressie, maar ook op hart- en vaatziekten. Daarnaast zorgt vermoeidheid op de werkvloer ook voor nodige risico’s. 

Een oplossing voor dit risico is dat er afspraken worden gemaakt over het doorgeven van beschikbaarheid. Deze regels kunnen bijvoorbeeld gaan over het aantal nachtdiensten achter elkaar of over de hersteltijd. Ook zou de roostermaker kunnen controleren of het rooster voor iedereen, ook op de langere termijn, een gezond rooster is.

Investering in kosten, tijd en moeite
Het invoeren van zelfroosteren in een organisatie brengt een flinke investering met zich mee. Vooral in grote organisaties, of organisaties met ingewikkelde structuren kan de invoering een flinke investering in kosten, tijd en moeite vergen. Er moet namelijk software worden aangeschaft en de werknemers moeten het proces uitgelegd krijgen.

Daarnaast zou een organisatie ook te maken kunnen krijgen met weerstand tegen de nieuwe vorm van roosteren. Werknemers hebben er misschien in eerste instantie helemaal geen zin in of tijd voor. Ze moeten misschien wennen aan de extra verantwoordelijkheid. Het kan wel een aantal maanden duren voordat iedereen eraan gewend is, en je resultaat ziet.  

Uiteindelijk verdient de investering van zelfroosteren zich wel terug. Het scheelt veel tijd voor de roostermaker, het zorgt voor tevreden werknemers en vaak is het door de software niet moeilijk en ook geen grote tijdsinvestering voor werknemers.   

Maar sommige organisaties vergeten dat het in eerste instantie die investering kost. En dan kan het dus tegenvallen. Het is daarom belangrijk dat je je als organisatie goed inleest en rekening houdt met de investering die het gaat kosten. Open communicatie met alle betrokken partijen is bijvoorbeeld cruciaal. Het opzetten van een projectgroep kan ook verstandig zijn.  

Past zelfroosteren bij elke organisatie?
Hoewel zelfroosteren dus veel voordelen heeft, past deze methode van roosteren niet bij elke sector of organisatie. In sommige organisaties zullen de werknemers er geen belang bij hebben, of valt er weinig te kiezen. In het onderwijs is het bijvoorbeeld nodig om met vaste roosters te werken.

Daarnaast is zelfroosteren ook niet altijd een goed idee bij organisaties waar er structureel sprake is van over- of onderbezetting. Daar kan zelfroosteren juist leiden tot ontevredenheid. 

Daarom is het goed om eerst na te gaan of zelfroosteren bij de organisatie of sector past. In eerste instantie moet het bij de visie van een organisatie passen en moeten de werknemers ervoor open staan. Daarnaast moet er tijd en geld voor deze investering beschikbaar zijn.

Zoals al benoemd speelt software een grote rol bij zelfroosteren. Om het voor de werknemers zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk te maken is een goed systeem cruciaal.

De social software voor workforce management van Symagic is uitermate geschikt om zelfroosteren zo goed mogelijk te steunen. Het rooster kan eenvoudig worden vastgesteld en op verzoek ook makkelijk worden gewijzigd.

Werknemers kunnen 24/7 en via allerlei apparaten hun beschikbaarheid doorgeven, verlof aanvragen en eventueel onderling diensten ruilen. Ook is er de mogelijkheid om kennis te delen, bijvoorbeeld om te informeren over opeenvolgende diensten en andere nodige onderlinge communicatie.

De software kan een automatische planning maken op basis van de ingevulde beschikbaarheid en eventuele regels. Daarnaast houdt de software rekening met gemaakte werktijd- en contractafspraken.

Deze planning is voor iedereen zichtbaar, en werknemers krijgen notificaties bij eventuele wijzigingen. Zo zorgt de software van Symagic voor een overzichtelijk, eenvoudig systeem dat tijd bespaart en tevredenheid oplevert.