Rooster maken

Een rooster maken: wat is belangrijk?

Een rooster maken is soms lastiger en tijdrovender dan gedacht. Bij een goed werkrooster komen immers veel zaken kijken. Ten eerste moet er rekening worden gehouden met hoeveel mensen er nodig zijn op een bepaald tijdstip, en de beschikbaarheid van het personeel. Niet iedereen werkt fulltime en in sommige bedrijven werkt het personeel ook niet op vaste dagen. Daarnaast heb je te maken met eventueel verlof en ziekte onder de werknemers.

Verder is het belangrijk om bij het maken van een dienstrooster ook rekening te houden met expertise en kennis. De persoon die je inroostert voor een bepaalde taak, moet daar wel geschikt voor zijn. Gaat het bijvoorbeeld om een technische taak waarbij bepaalde kennis is vereist, dan dient het personeel met die specifieke kennis te worden ingepland.

Ten slotte moet er bij het maken van een rooster ook worden gekeken naar de samenstelling van een team. Niet alleen zodat het juiste aantal personeelsleden wordt ingepland, maar ook zodat de samenstelling van kennis en kunnen klopt. Een werkrooster waarbij er met deze punten rekening wordt gehouden, werkt tijd- en kostenbesparend omdat werknemers efficiënt voor taken wordt ingezet.

Het rooster maken van nu

Een werkrooster moet passen bij de werksfeer van nu. Steeds vaker laten organisaties de negen tot vijf-cultuur los en ook werk en privé zijn steeds minder vaak van elkaar gescheiden. Dat vergt flexibiliteit van personeel. Een rooster moet net zo flexibel zijn.

Dat betekent dat een organisatie bij het maken van een personeelsplanning rekening moet houden met gewenste wijzigingen in de planning, bijvoorbeeld wanneer personeelsleden overwerken of plotseling toch niet meer op de ingeroosterde uren beschikbaar zijn. Ook moet een werkschema toegankelijk zijn voor alle personeelsleden, zodat de hele organisatie zicht heeft op het dienstrooster.

De organisaties moet bij het rooster maken de personeelsleden ook de mogelijkheid bieden om gemakkelijk met collega’s te ruilen. Het werkrooster maken is dan ook niet voldoende, het week- of maandrooster moet aanpasbaar zijn. Tot slot moeten wijzigingen in het schema worden doorgegeven aan de werknemers, zodat iedereen hiervan op de hoogte is en weet wat de meest up-to-date werkplanning is. Zo ontstaat er een planning waar iedereen tevreden mee is.

Rooster maken in Excel is ouderwets

Microsoft Excel wordt veel gebruikt door bedrijven, ook voor het maken van werkroosters. Om bovenstaande redenen is een rooster maken in Excel eigenlijk niet meer zo handig als het was. Het is niet specifiek gericht op het maken van roosters, en biedt daarom niet altijd de meest overzichtelijke en handige opties die tegenwoordig gewenst zijn bij het maken van een dienstrooster dat nog weleens kan veranderen. Daarnaast is het moeilijk te koppelen met andere bedrijfssystemen.

Het product

De online beschikbare rooster maken software van Symagic beschikt over veel verschillende functies, die zelf samen te stellen zijn, zoals bijvoorbeeld:

Online roosters maken met de software van Symagic

Met onze workforce management-software is het maken van een rooster een stuk eenvoudiger, efficiënter en sneller. Wij bieden de mogelijkheid om zelf de functionaliteiten te kiezen die passen bij de doelstellingen en werkwijze van jouw bedrijf. Voor het maken van optimale, online werkroosters en het bijhouden van een overzichtelijk agenda bieden wij onder meer onderstaande functionaliteiten aan.

Altijd een overzichtelijk en actueel rooster

Wij hebben een mobiele app ontwikkeld waarmee personeel op elk gewenst moment van de dag toegang heeft tot de meest actuele planning. Deze app kan via verschillende mobiele apparaten worden bekeken. Wanneer een afspraak in de agenda wordt toegevoegd of gewijzigd, dan ontvangt de rest van het personeel hier een melding van.

Naast een gezamenlijk rooster, biedt onze app ook de mogelijkheid om een persoonlijke agenda bij te houden. Zo blijven afspraken gescheiden, maar kun je alles wel gemakkelijk op elkaar afstemmen en in één online ruimte bijhouden.

Een app voor automatisch rooster maken

Ook hebben wij een personeelsplanning app ontwikkeld die geheel automatisch het meest optimale werkschema kan maken. Dat betekent dat een organisatie niet meer zelf hoeft te roosteren. Het enige dat nog aan het online rooster hoeft te gebeuren is een laatste check.

Onze software houdt rekening met de beschikbaarheid en vaardigheden van het personeel, zodat zij voor de juiste taken worden ingezet. Zo komt een dienstrooster tot stand dat voor iedereen goed werkt.

Aanpasbare roosters

Onze software maakt niet alleen efficiënte roosters, ook bieden wij personeel de mogelijkheid om deze gemakkelijk aan te passen wanneer nodig. Werknemers kunnen zelf checken of de ingeplande uren in het dienstrooster hen uitkomen. Wanneer dit niet het geval is, kunnen zij via de app gemakkelijk ruilen met een collega. Dit wordt gedeeltelijk zelfroosteren genoemd en geeft personeelsleden de mogelijkheid om zelf invloed uit te oefenen op hun werkplanning.

Wordt een wijziging doorgevoerd in het werkrooster, dan krijgen alle personeelsleden hier een melding van. Zo hoeft niemand meer iets te missen en weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht.