De warehousesector in Nederland is de afgelopen jaren sterk gegroeid. Het is een sector waarin flexibiliteit vereist is. De benodigde personeelscapaciteit verandert van moment op moment en dat in een tijd van krapte op de arbeidsmarkt. Een kwalitatieve en accurate personeelsplanning is daarom van groot belang. Dit is mogelijk met de workforce management software van Symagic. Met de real-time planning is iedereen op de hoogte van het rooster. Tegelijkertijd biedt de software van Symagic medewerkers flexibiliteit en vrijheid, zodat medewerkers tevreden zijn en blijven.

service-management

Vaste en flexibele medewerkers

Door een combinatie van vaste en flexibele medewerkers kan in de personeelsbehoefte worden voorzien. In de workforce management software van Symagic wordt gemakkelijk onderscheid gemaakt tussen vaste en flexibele medewerkers. Hierdoor wordt het duidelijk welke medewerkers eerst ingepland moeten worden en welke daarna. Ook kan je hiermee verschillende verwachtingen stellen aan de medewerkers. Bijvoorbeeld dat vaste medewerkers een structurele beschikbaarheid opgeven en de flexibele medewerkers dit wekelijks doorgeven.

Skill-/competentiemanagement

Het werken met vaste en flexibele medewerkers kan het competentiemanagement complex maken. De organisatie wil daarnaast graag diverse werkzaamheden aanbieden aan je medewerkers. Correct competentiemanagement is daarom van groot belang.

In onze WFM-software is dit proces eenvoudig en overzichtelijk gemaakt. Voor zowel vaste en flexibele medewerkers is gemakkelijk bij te houden over welke competenties en bevoegdheden ze beschikken en per welke datum. De roostermaker hoeft niet meer na te denken of een medewerker bepaalde werkzaamheden mag uitvoeren. Symagic laat namelijk direct zien welke medewerkers bevoegd zijn voor een dienst. 

AutoPlan

Na het vaststellen van de capaciteitsbehoefte kan het inplannen van medewerkers starten. Een deel van de capaciteitsbehoefte wordt ingevuld door de vaste medewerkers. Het resterende deel door de flexibele medewerkers.

Met onze AutoPlan-functionaliteit wordt er automatisch een planning gegenereerd. Met behulp van de gecreëerde forecast worden diensten aangemaakt voor elk moment van dag zodat aan de benodigde capaciteit wordt voldaan. Deze diensten worden voor naar behoefte van de organisatie zoveel mogelijk ingedeeld over de vaste medewerkers. De resterende openstaande diensten worden verdeeld onder de flexibele medewerkers. 

Forecast en capaciteitsbehoefte

De benodigde personeelscapaciteit is sterk afhankelijk van het aantal te verwerken orders. Voor een accurate personeelsplanning is een goede forecast van het aantal orders dus van belang.

Onze WFM-software helpt hierbij en houdt rekening met alle omstandigheden zoals feestdagen, marketingacties en vakanties. Hierdoor is exact duidelijk hoeveel medewerkers benodigd zijn op korte en lange termijn en voor welke werkzaamheden. 

Samenwerking met uitzendbureaus

Veel warehouses werken samen met uitzendbureaus om in de capaciteitsbehoefte te voorzien. Met de marktplaats van Symagic kunnen systemen van uitzendbureaus gekoppeld worden aan onze Workforce Management Software en kan continu de actuele capaciteitsbehoefte doorgegeven en ingevuld worden. Het proces wordt hierdoor eenvoudiger voor zowel de organisatie als het uitzendbureau. Lees in onze whitepaper voor Warehousing meer over dit proces.

Whitepaper

In dit paper bespreken we deze problematiek en andere processen die voorkomen in de dagelijkse praktijk van warehouses. Daarbij gaan we in op hoe we onze Workforce Management Software hebben afgesteld en ingericht op warehouses om het dagelijks functioneren te ondersteunen.

Download whitepaper

Tijdsregistratie

Correctie tijdsregistratie is bij veel warehouses van belang. Daarvoor wordt bijvoorbeeld gebruikgemaakt van kloksystemen. Dergelijke systemen kunnen geïntegreerd worden in onze WFM-software. Hierdoor kan de real-time adherence (presentie) gevolgd worden en is overzicht wie waar aanwezig is.

Het uren- en salarisadministratieproces voor medewerkers wordt geoptimaliseerd doordat de exact gewerkte tijd uitbetaald kan worden. Het is daarnaast altijd overzichtelijk hoeveel de planning gaat kosten en heeft gekost. Aan samenwerkende uitzendbureaus kan, door middel van de correctie tijdsregistratie, het correcte te factureren bedrag doorgegeven worden.

Selfservice

Door middel van selfservice geef je de medewerkers in jouw organisatie meer vrijheid en verantwoordelijkheid, waardoor zij gelukkiger en tevredener zullen zijn. De selfservice mogelijkheden van Symagic omvatten onder andere: het onderling ruilen van diensten; verlof inplannen/aanvragen en de dienstenmarktplaats, waarop medewerkers openstaande diensten naar zich toe kunnen trekken.

Deze mogelijkheden voorzien in meer vrijheid, maar besparen ook veel tijd. Door een centraal platform voor alle communicatie over de planning wordt bijvoorbeeld heen-en-weer mailen over het ruilen van diensten of het aanvragen verlof overbodig.

Enthousiast?

Weten wat social software voor workforce management voor jouw organisatie kan betekenen?