Wehkamp
“Bij Wehkamp moeten we snel kunnen schakelen en kunnen opschalen, bijvoorbeeld wanneer het mooi weer wordt. Met het gebruik van Symagic hebben we meer inzicht gekregen in onze beschikbare capaciteit en zijn we niet meer afhankelijk van een individueel uitzendbureau.”
– Sandra Verhoef – Supply Chain Manager.
Online warenhuis Wehkamp verstuurt miljoenen bestellingen per jaar. Meerdere variabelen zorgen voor een onvoorspelbare vraag en daardoor een complex planproces. Wehkamp wilde het planproces verder verbeteren en voor hun flexibele medewerkers minder afhankelijk zijn van 1 individueel uitzendbureau. Na een uitgebreid selectieproces is de planning software van Symagic gekozen en geïmplementeerd. Hierdoor is er veel beter inzicht in de planning gecreëerd en is het nu mogelijk om met meerdere uitzendbureaus samen te werken en deze in het planproces mee te nemen.
Klant: Wehkamp
Sector: Online Retail
Grootte bedrijf: 1500
Website: https://www.wehkamp.nl
Vraag van Wehkamp
Wehkamp groeit jaar op jaar hard. Steeds meer mensen weten de weg te vinden naar het online warenhuis en daardoor heeft het jaarlijks tientallen miljoenen pakketten te verwerken. Om dat aan te kunnen is in 2015 in Zwolle een nieuw warehouse gebouwd, welke in 2019 en 2023 is uitgebreid met 30.000 m2. Daarmee komt de totale oppervlakte nu op 140.000 vierkante meter! Om alle bestellingen aan te kunnen, en de belofte van “vandaag besteld is vandaag of morgen in huis” waar te kunnen maken, beschikt Wehkamp over een automatisch magazijn. Deze verzamelt voor een groot gedeelte van de bestellingen de producten automatisch bij elkaar.
Maar het aanbod en de processen van Wehkamp zijn uitgebreid en divers, zo worden er naast fashion artikelen bijvoorbeeld ook meubels en beauty artikelen verkocht. Voor het verwerken van deze orders, de daaruit voortkomende retouren en de inkomende goederen, zijn veel medewerkers nodig met verschillende vaardigheden.
Wehkamp heeft voor hun warehouse meer dan 90 verschillende werkzaamheden waarvoor medewerkers opgeleid worden. Deze zijn verdeeld over acht afdelingen, waaronder orderpicken, de inkomende goederenstroom en retouren.
De combinatie van de dagelijks wisselende drukte en de verschillende werkzaamheden maakt het planproces uitdagend en complex. Wehkamp wilde graag meer inzicht in hun beschikbare en benodigde capaciteit voor de aankomende periode. Nadat ongeveer veertig procent van het werk is ingepland met de vaste medewerkers van Wehkamp moeten de resterende benodigde flexmedewerkers gepland worden door meerdere uitzendbureaus.
Doelstellingen
Minder afhankelijk worden van individuele uitzendbureaus
Minder kosten door minder over- en onderbezetting
Medewerkers zelf real time inzicht geven in hun rooster
Meer inzicht in beschikbare en benodigde capaciteit per type werkzaamheid om zo medewerkers tijdig bij te scholen of in te laten stromen
Oplossing
In plaats van de planningstool van het uitzendbureau gebruikt Wehkamp nu de software van Symagic. Met een gegenereerde forecast importeert Wehkamp nu de benodigde capaciteit per skill in Symagic en plant hiermee alle vaste medewerkers. Daarbij wordt automatisch rekening gehouden met alle afspraken met vaste medewerkers, zoals afgesproken werktijden, contracturen en vereiste vaardigheden.
De resterende benodigde capaciteit wordt via een koppeling doorgestuurd naar de uitzendbureaus. Zij gaan vervolgens aan de slag om deze in te vullen. De geplande flexmedewerkers worden teruggekoppeld naar Symagic, zodat zij direct zichtbaar zijn in de planning.
Door te koppelen met de forecast van Wehkamp, de uitzendbureaus en het gebruikte HR-systeem voor de medewerkergegevens, heeft de Symagic software een essentiële rol gekregen in het dagelijkse planproces van Wehkamp.
Met het gebruik van Symagic is er meer inzicht ontstaan in de benodigde en beschikbare capaciteit voor de aankomende periode. Wehkamp is nu meer in controle van de totale planning en daardoor kunnen ze een optimale planning maken met minder over en onderbezetting. Doordat Wehkamp nu met meerdere uitzendbureaus kan samenwerken heeft het een sterkere onderhandelingspositie.
De vaste medewerkers van Wehkamp zijn nu in staat op hun persoonlijke device, direct in Symagic, hun eigen actuele werkrooster in te zien.
De aankomende periode gaan Wehkamp en Symagic samen nog meer stappen zetten. Er zal gefocust worden op het efficiënter maken van het planproces en op het verkrijgen van nog meer inzichten met betrekking tot een nog optimalere planning. Vanuit medewerkerstevredenheid wil Wehkamp stappen zetten in het geven van meer zelfstandigheid aan medewerkers, bijvoorbeeld doordat medewerkers diensten kunnen ruilen of kunnen aangeven dat zij extra diensten willen werken.
Met data en rapportages zal het continue verbeterproces worden voortgezet. Door te gaan koppelen met het klokuren registratiesysteem zal er meer inzicht komen in de daadwerkelijk benodigde tijd voor werkzaamheden ten opzichte van de geplande uren. Ook de shiftmanagers en teamleads op de werkvloer zullen beter ondersteund worden om het aansturings- en planproces op de dag zelf te optimaliseren.
“Onze planafdeling is nu meer in control van de totale planning en daarbij hebben we nu de mogelijkheid om meerdere samenwerkingspartners aan te sluiten”
Joffrey van den Belt
Lead Planning bij Wehkamp
