Cliniclowns
We maken de planning nu sneller, beschikken over betere controles en hebben meer overzicht.
CliniClowns is er voor een klein magisch moment met grote betekenis door oprecht contact met de clown voor kinderen in een moeilijke gezondheidssituatie. Zo’n 70 clowns, 50 kantoormedewerkers en 150 vrijwilligers richten zich op de ontwikkeling en uitvoering van de activiteiten voor kinderen met een ziekte of handicap.
Klant: CliniClowns
Sector: Maatschappelijke doelen
Grootte bedrijf: 250+
Website: cliniclowns.nl
Vraag van CliniClowns.
De meeste clowns werken werken op vaste dagen en op contract basis. De instellingen (ziekenhuizen, gehandicaptenzorg, hospice) hebben daarentegen ook een voorkeur voor een dag of meerdere dagen waarop de clowns kunnen komen spelen. De beschikbaarheid van de clowns moet dus matchen met de voorkeuren van de instellingen. Daarnaast wordt bij het plannen van de clowns en de instellingen ook gekeken naar competenties en de regio. Voorheen werd de planning op papier gemaakt om de juiste clowns op de instellingen te plannen. Dit proces kostte veel tijd en was foutgevoelig en te complex geworden. Ook ontbraken er rapportages zoals reistijden, besteedde uren en verlofuren.
Doelstellingen
Overzicht krijgen in de verschillende competenties en verscheidenheid aan beschikbaarheid van clowns
Digitaliseren van de planning
Sneller en eenvoudiger een halfjaar planning kunnen maken doormiddel van kopiëren van de (basis)planning
Inzicht krijgen in de werkelijke uren en reistijden van de Clowns (afzetten tegenover het contract van de clowns)
Oplossing en resultaat
Om de doelstellingen te realiseren zijn de planningsregels geïnventariseerd en vertaald naar regels, competenties, afdelingen, regio’s en kalenders in de applicatie. Ook zijn rapportages ontworpen om te voorzien in de informatiebehoefte. Daarnaast is er een pilot uitgevoerd om clowns zelf uren te laten bijhouden en te boeken, waarbij voorop stond dat dit proces snel en eenvoudig moest werken. Door de inzet van Symagic kunnen clowns zelf de werkelijke uren boeken waardoor de planner wordt ontlast. Ook kunnen nu op basis van de geboekte uren verschillende rapportages geraadpleegd worden. Daarnaast is de betrouwbaarheid van de planning sterk verbeterd.
“Wij maken de planning nu sneller, beschikken over betere controles en hebben meer overzicht.”
Jet Prinsen, CliniClowns
Planner
