Flanderijn
Flanderijn haalt werkachterstanden in door inzicht in werkzaamheden met Symagic Workforce Management Software
“Door Symagic hebben we beter inzicht gekregen in de taken en werkzaamheden van teams en medewerkers en de planning van de werkzaamheden en taken is een stuk eenvoudiger geworden. De teams bespreken onderling de verrichte taken en werkzaamheden en voeren op basis hiervan verbeteringen door in hun processen en werkzaamheden.”
Perry Groenenberg, directeur en aandeelhouder Flanderijn
Klant: Flanderijn
Sector: Zakelijke dienstverlening
Aantal medewerkers: 600+
Aantal gebruikers: 300
Website: https://flanderijn.nl/
Over Flanderijn
Flanderijn is van oorsprong een incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie en bestaat al sinds 1948. In de afgelopen jaren heeft Flanderijn zich ontwikkeld tot een full-service creditmanagementorganisatie op het gebied van creditmanagement, betalingsbeheer en administratieve ondersteuning.
Flanderijn heeft met behulp van Symagic een continu verbeterproces op gang gezet. Er is overzicht gecreëerd in de duizenden taken waarmee Flanderijn elke week te maken krijgt. Maar er is ook inzicht ontstaan in welke taken veel of juist weinig tijd kosten en hoeveel onverwacht werk er uitgevoerd wordt. Door dit in- en overzicht kan er in de planning geanticipeerd worden op onvoorziene drukte en krijgen medewerkers ondersteunende trainingen op maat waar nodig.
Vraag van klant
Flanderijn wilde graag de voorspelbare en onverwachte werkzaamheden zo optimaal mogelijk plannen en inzicht krijgen in de – meer dan honderd – verschillende type werkzaamheden.
Doelstellingen
Voorspelbare en onverwachte werkzaamheden zo optimaal mogelijk plannen
Medewerkers meer zelfstandigheid geven in het organiseren van hun dagelijkse werk.
Beter inzicht krijgen in de operationele processen, om zo continu processen verder te verbeteren en medewerkers training en begeleiding op maat te kunnen geven.
Oplossing en resultaat
In de software van Symagic is een overzichtelijke omgeving gecreëerd voor Flanderijn. Hierin is overzicht voor managers met betrekking tot welke medewerker wanneer werkt en hoe het werk binnen het team is c.q. wordt verdeeld. Dit helpt de managers bij het plannen van de workload voor de teams. Medewerkers kunnen vervolgens zelf met de teamleden bepalen welke werkzaamheden zij oppakken, waarbij rekening wordt gehouden met de prioritering van bepaalde werkzaamheden. Op het moment dat medewerkers met een taak aan de slag gaan, wordt een timer aangezet op deze taak. Het doel hiervan is dat medewerkers inzicht krijgen in hoelang een taak gemiddeld duurt en hoe zij hierin van elkaar kunnen leren, om zo met elkaar verbetermogelijkheden in taken en processen te kunnen vaststellen. Een voorbeeld van een verbetermogelijkheid zou kunnen zijn dat er sprake is van een repeterende handeling die met behulp van automatisering geoptimaliseerd zou kunnen worden, waardoor medewerkers meer tijd en focus voor belangrijkere taken kunnen hebben en zo het werkplezier verder wordt verhoogd. Met het bijhouden van al deze data zijn Symagic en Flanderijn nog een stap verder gegaan. Door gebruik te maken van alle data is inzicht ontstaan in hoeveel tijd elk type taak kost. Op basis van deze data zijn de gemiddelde bewerkingstijden per type taak bepaald, waardoor Flanderijn tot op taakniveau de processen beter heeft geoptimaliseerd en heeft verbeterd. Bijkomend voordeel is dat de data ook inzichten geeft in welke medewerkers voor welke typen taken extra ondersteuning of training nodig hebben.
Het gebruik van de Symagic applicatie door Flanderijn heeft enerzijds geresulteerd in meer inzage in het verbeterpotentieel van de verschillende werkzaamheden en het resultaat van de verbeteractie(s), en anderzijds het zelf organiserend vermogen van de medewerkers en de teams vergroot door:
- Meer inzicht te hebben in het werk en de verdeling van het werk
- Minder onderbrekingen in het werk
- Meer ondersteuning/training te krijgen op bepaalde werkzaamheden
