De omgeving van bedrijven verandert snel. Er zijn steeds weer nieuwe mogelijkheden, regels en andere aandachtspunten. Daarnaast kunnen de veranderingen binnen een bedrijf ook snel gaan, zeker ook als het gaat om de benodigde vaardigheden, beschikbaarheid en doorloop van je medewerkers. Daarnaast kunnen ook werkprocessen en veranderende inschatting van toekomstige marktontwikkeling hier invloed op hebben.

Met deze bewegende factoren is het soms lastig om een personeelsplanning te maken voor korte en lange termijn. Je wilt immers graag snel genoeg kunnen reageren op veranderingen in de personeelsbehoefte, zodat de efficiëntie van je teams niet in het geding raakt.

Het is daarom belangrijk om de benodigde capaciteit op lange termijn te berekenen. Op die manier heb je in de toekomst bij het maken van de planning op korte termijn altijd voldoende mensen met de juiste vaardigheden beschikbaar.

Een strategische personeelsplanning kan je hierbij helpen. Dit artikel legt je hier alles over uit.

Wat is een strategische personeelsplanning?

Een strategische personeelsplanning (SPP) zorgt ervoor dat je weet wat je in de toekomst nodig hebt en dat je een plan paraat hebt om daarvoor te zorgen. Een SPP gaat dan ook verder dan alleen dagelijkse operationele personeelsplanning: het is een proactieve aanpak die toekomstige personeelsbehoeften in lijn brengt met je bedrijfsdoelstellingen.

Daarbij neemt een SPP verschillende aspecten in overweging, zoals de externe arbeidsmarkt, technologische ontwikkelingen en interne personeelsdynamiek. Dit stelt je bedrijf in staat om beter in te spelen op ontwikkelingen en risico’s te minimaliseren.

Waarom is een strategische personeelsplanning nodig?

Met een SPP kun je vooruitkijken en inspelen op toekomstige personeelsbehoeften, waardoor je altijd goed voorbereid bent. Of het nu gaat om plotselinge veranderingen in de markt of interne verschuivingen, je weet precies wat er moet gebeuren. Een SPP helpt je dus anticiperen op veranderingen in plaats van dat je erdoor verrast wordt.

Met een SPP maak je een zo goed mogelijke inschatting van je toekomstige vraag en de toekomstige behoefte, opdat je tijdig maatregelen kunt nemen die zorgen voor voldoende beschikbare capaciteit en vaardigheden voor de komende jaren. Ook werk je verschillende scenario’s uit die je helpen voor te bereiden op de verschillende mogelijke situaties, zodat je het formatieplan daarop kunt aanpassen. Strategische personeelsplanning is daarmee een belangrijk onderdeel binnen je HR-beleid.

De 7+1 stappen voor een strategische personeelsplanning

Een goede personeelsplanning valt of staat met strategische keuzes die aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen. Daarin kun je niet over één nacht ijs gaan, maar is het juist van groot belang dat je weldoordacht te werk gaat.

Om ervoor te zorgen dat je tot een optimale bezetting komt in je personeelsplanning zonder dat je in de knel komt bij nieuwe ontwikkelingen en anderszins veranderende omstandigheden vind je hieronder zeven stappen die je hierin helpen.

Stap 1: Analyseer je huidige personeelsbestand

Voordat je kunt beginnen met het plannen van toekomstige behoeften, is het belangrijk dat je inzicht hebt in de huidige situatie. Heb je dat niet, dan is de kans groot dat je verkeerde beslissingen neemt en inefficiënties in stand houdt.

Analyseer daarom eerst je huidige personeelsbestand en kijk naar factoren als leeftijd, ervaring, competenties, ontwikkelmogelijkheden en beschikbaarheid. Ook is het goed om te kijken naar trends binnen je bedrijf, bijvoorbeeld in verloop of ziekteverzuim.

Stap 2: Analyseer de huidige en toekomstige markt

Een SPP gaat niet alleen over interne factoren, maar ook over externe invloeden, zoals de arbeidsmarkt, economische ontwikkelingen en trends in de branche. En welke stappen zet je concurrentie en wat betekent dat voor jouw personeelsbeleid? Door deze externe ontwikkelingen te analyseren kun je beter inspelen op veranderingen en je toekomstige behoefte.

Breng daarom de huidige en toekomstige marktontwikkelingen in kaart en kijk naar bijvoorbeeld groeimogelijkheden, zodat je deze kunt vertalen naar invloed op je personeelsbehoefte.

Stap 3: Bepaal de gewenste situatie

Waar wil je de komende jaren naartoe als bedrijf? Welke doelen wil je bereiken op korte termijn en welke op langere termijn? Het bepalen van de gewenste situatie helpt je bij het vaststellen van de benodigde personeelsbehoefte.

Denk hierbij ook aan toekomstige ontwikkelingen in de markt die invloed kunnen hebben op je bedrijf en de benodigde competenties en vaardigheden van je personeel.

Stap 4: Ontwikkel strategische scenario’s

Op basis van de gewenste situatie kun je verschillende scenario’s ontwikkelen. Dit zijn toekomstbeelden die kunnen plaatsvinden en waarop je kunt anticiperen. Denk bijvoorbeeld aan een scenario waarin er een sterke groei is in je bedrijf, of juist een krimp.

Door deze scenario’s uit te werken ben je beter voorbereid op mogelijke veranderingen en kun je alvast plannen maken om hiermee om te gaan.

Stap 5: Maak een gap-analyse

Nu je zowel de huidige als de gewenste situatie in kaart hebt gebracht en hebt nagedacht over verschillende scenario’s, is het tijd voor een gap-analyse. Hierbij vergelijk je de huidige en gewenste situatie met elkaar. Waar liggen kansen en waar zijn er tekorten?

Op basis hiervan kun je gerichte acties vaststellen, bijvoorbeeld door nieuwe medewerkers aan te nemen of juist te investeren in opleidingen voor huidige werknemers.

Stap 6: Maak een plan van aanpak

Met alle informatie uit de vorige stappen kun je nu een concreet plan van aanpak maken. Dit is een overzichtelijk document waarin je beschrijft welke tactische acties er uitgevoerd moeten worden om je gewenste situatie te bereiken.

Duidelijke doelstellingen en deadlines bepalen is hierin een belangrijk aspect. Zo weet iedereen binnen het bedrijf wat er van hen verwacht wordt en wanneer.

Stap 7: Zorg voor een succesvolle implementatie

De laatste stap is misschien wel de belangrijkste: zorg ervoor dat je plan van aanpak ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Alleen met betrokkenheid en draagvlak van alle betrokkenen, zoals HR, leidinggevenden en medewerkers, wordt jouw SPP succesvol.

Zorg daarom voor goede communicatie binnen het bedrijf, zodat iedereen op de hoogte is van de koers die je vaart. Het waarom ervan in beeld brengen helpt je medewerkers de reden achter bepaalde veranderingen te begrijpen. Dat creëert meer betrokkenheid bij je personeelsbeleid.

De +1 stap: Monitor en optimaliseer

Heb je je strategische personeelsplanning eenmaal ingevoerd, dan ben je er nog niet. Een SPP is namelijk geen eenmalige taak, maar iets dat continu gemonitord en geoptimaliseerd moet worden. Ontwikkelingen in de markt of binnen je bedrijf kunnen immers altijd invloed hebben op je planning.

Houd daarom structureel bij hoe je plan verloopt en pas het aan waar nodig. Ook is het belangrijk om feedback te vragen van je management en medewerkers en samen te evalueren hoe de planning verloopt. Op die manier borg je niet alleen de continuïteit, maar houd je je strategische personeelsplanning ook altijd up-to-date en effectief.

Het resultaat van een strategische personeelsplanning

Een goed uitgevoerde strategische personeelsplanning levert vele voordelen op voor je organisatie.

Minder stress en toch meer grip

Je wilt de juiste mensen op de juiste tijd op de juiste plaats zijn, zodat je bedrijf kan groeien en bloeien. Dankzij een strategische personeelsplanning weet je precies wat je al in huis hebt en wat je nog in huis wilt halen — en dus of je gewenste personeelsbestand wel overeenkomt met je huidige.

Daardoor geeft een SPP je meer grip op de doorstroom en het verloop van je personeel, ook als de verwachte in- en uitstroom nét even anders loopt dan gedacht. Zo beschik je over een efficiënte manier van plannen die niet ten koste gaat van flexibiliteit.

Minder onnodige en onvoorziene kosten

Vallen er onverhoopt toch hiaten in je personele bezetting? Een strategische personeelsplanning helpt je deze in een vroeg stadium te signaleren, zodat je op tijd vacatures kunt uitzetten, gesprekken kunt plannen en medewerkers kunt inzetten om je visie voor de toekomst te realiseren.

Omdat je minder voor dure, last-minute aanwervingen of spoedprocedures komt te staan  Ook verminder je het risico op onderbezetting, waardoor je overtollige uitgaven aan overwerk en tijdelijke arbeidskrachten kunt vermijden.

Meer efficiëntie in je huidige bezetting

Een goede personeelsplanning ondersteunt ook in het efficiënter inzetten van je huidige medewerkers. Door het identificeren van opleidingsbehoeften kun je gericht investeren in de ontwikkeling van je personeel. Dit voorkomt hoge kosten die gepaard gaan met een hoog personeelsverloop, zoals kosten voor afscheid en nieuwe aanwervingen.

Daarnaast leidt het opleiden van personeel naar nieuwe rollen of hogere functies binnen je bedrijf tot een betere benutting van bestaande talenten en voorkomt het de noodzaak voor externe rekruteringen voor sleutelposities.

Meer transparantie voor je personeel

Een strategische personeelsplanning draagt ook bij aan een betere werksfeer en hogere tevredenheid onder medewerkers, doordat er duidelijkheid is over de visie van het bedrijf en wat er van hen verwacht wordt. Met een goed doordachte personeelsplanning weten medewerkers waar ze aan toe zijn en wat hun rol in de organisatie is.

Zulke transparantie op de werkvloer geeft een hoop rust en kan daardoor leiden tot betere prestaties, hogere productiviteit, meer betrokkenheid en minder verloop van personeel. Als je van transparantie een dagelijkse praktijk maakt, zul je zien dat je medewerkers gemotiveerder en meer betrokken zijn bij je organisatie.

Symagic: jouw partner in strategische personeelsplanning

De personeelplanningsoftware van Symagic maakt het voor jouw bedrijf nog gemakkelijker om te anticiperen op je toekomstige behoefte als het gaat om je personeelsbezetting. Het biedt ondersteuning om vraag en aanbod met elkaar te laten matchen, zodat je efficiënt en zonder moeite een planning kunt maken.

Vertel ons over je strategische doelen, behoeften en visie en wij laten je zien hoe je met Symagic jouw personeelsplanning zó kunt optimaliseren, dat je deze doelen gemakkelijker kunt behalen.

Neem contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende demo van onze software. Zo kun je zelf ervaren hoe eenvoudig en effectief strategisch personeelsplan kan zijn!