Gemeente Breda, behorende tot de 10 grote gemeenten in Nederland, heeft een breed takenpakket. De gemeente voert landelijke taken uit in opdracht van de overheid en uit eigen beleid, bijvoorbeeld taken die direct van belang zijn voor haar inwoners. Deze taken zijn belegd bij de verschillende diensten. 

Klant: Gemeente Breda

Sector: Gemeente

Grootte bedrijf: 100+

Website: breda.nl

Vraag van gemeente Breda

De gemeente wilde hun huidige roostersysteem vervangen, omdat deze onvoldoende aansluiting had met de wensen van nu. Voorop staat een juiste serviceverlening aan de burger. Eveneens wil de Gemeente Breda aantrekkelijk blijven als werkgever en moeten de medewerkers meer invloed krijgen op hun eigen planning. Het roostersysteem moest geschikt zijn om te gebruiken bij de verschillende afdelingen van de gemeente, zoals het servicepunt en de afvalservice.

Gemeente Breda

Doelstellingen

De juiste medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats.

Medewerkers van verschillende afdelingen zelf laten roosteren.

Medewerkers de roosterfunctionaliteit aan kunnen bieden op ieder device.

Een efficiëntieslag maken ten opzichte van het huidige rooster.

Gemeente Breda callcenter

Oplossing en resultaat

Er is een pragmatische aanpak gehanteerd om in zeer korte tijd de livegang van de applicatie te behalen. Het project is onderverdeeld in kleine stappen met als doel de medewerker zo snel mogelijk, door middel van zelfroosteren invloed te geven op het maken van de planning. Om te beginnen konden medewerkers in hun vaste beschikbaarheid hun voorkeuren aangeven. De tweede fase had als doel het roosteren te automatiseren, op basis van de forecast. De derde fase bestond uit het maken van een koppeling met de ACD-telefooncentrale, zodat Symagic op basis van het aantal telefoontjes een forecast genereert ten behoeve van de planning. In de laatste fase zal de focus gelegd worden op de koppeling met de verlofadministratie, zodat de ingevoerde verloven ook direct in de planningstool van Symagic zichtbaar zijn.

“Symagic is altijd bereikbaar en bereid om te luisteren en mee te denken.”

Rinke de Bont, planner en ondersteuner gemeente Breda