“We wilden het roosteren eenvoudiger maken en onze medewerkers meer inzicht en autonomie geven. Door de overstap naar Symagic hebben we dat kunnen realiseren.”
Claudia Eendragt, teamleider Klantadvies bij Woonbron
Klant: Woonbron
Sector: Woningcorporaties
Aantal medewerkers: +/- 600
Aantal gebruikers: 45-50, voornamelijk klantadviseurs
Website: https://www.woonbron.nl/
Over Woonbron
Woonbron is een woningcorporatie die zich richt op het beheer en verhuur van woningen in de regio Rotterdam. Het klantcontactcentrum (KCC) speelt een cruciale rol in het contact met bewoners, waarbij klantadviseurs zorgen voor alles van vragen via telefoon tot het verlenen van service.
De afdeling bestaat uit een groot aantal medewerkers die dagelijks de planning en het rooster van de klantadviseurs moeten beheren. Woonbron maakte de overstap van het handmatig plannen in Excel naar het gebruik van de planningssoftware Symagic, wat leidde tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie en medewerkersautonomie.
Wens van klant
Woonbron zocht een manier om het planningsproces eenvoudiger en professioneler te maken, met als doel meer transparantie voor medewerkers en meer autonomie in het inzien van hun eigen rooster. Het gebruik van Excel voor roostering bood te weinig overzicht en was te tijdrovend.
Doelstellingen
Vereenvoudigen van het roosterproces
Meer transparantie en toegankelijkheid voor medewerkers
Meer autonomie voor medewerkers bij het inzien van roosters
Professionaliseren van het planningsproces
Oplossing en resultaat
Woonbron stapte over op Symagic en ervaarde direct verbeteringen in hun planningsproces. De grootste winst was het automatiseren van het rooster, wat het handmatig werken in Excel verving. Symagic biedt nu een gebruiksvriendelijke tool die het mogelijk maakt om roosters snel en efficiënt op te stellen en aan te passen.
De medewerkers hebben nu via hun mobiele apparaten en laptops altijd toegang tot hun rooster. Ze kunnen direct zien wanneer ze werken, welke diensten ze draaien en wanneer hun pauzes zijn. Dit verhoogde de transparantie en stelde medewerkers in staat om hun werk beter te plannen. De voordelen van Symagic voor Woonbron kwamen niet alleen naar voren in de eenvoud van het planningsproces, maar ook in de verbeterde samenwerking binnen het team.
Door de koppeling met Unexus, het telefoniesysteem van Woonbron, kan het aantal calls in realtime worden meegenomen in de planningssoftware. Hierdoor heeft het team beter inzicht in de benodigde personeelsbezetting en kunnen ze sneller reageren op wijzigingen in de planning, zoals ziekte of onverwachte afwezigheid. Deze koppeling maakt ook de “adherence”-functie mogelijk, waardoor het duidelijk is of medewerkers zich houden aan hun roosters.
Met de tool kunnen de planners eenvoudig aanpassingen maken, zoals het inroosteren van vervangende medewerkers of het aanpassen van de werktijden. Dit leidt tot minder verwarring en voorkomt dat er dubbele roosters of miscommunicatie ontstaat.
Woonbron is momenteel in gesprek met Symagic om verder te optimaliseren, bijvoorbeeld door pauzes beter in te delen en de willekeurige starttijden van medewerkers te verfijnen. Er is al een roadmap opgesteld om de wensen van Woonbron verder te integreren in de Symagic-tool, wat hen in de toekomst nog meer tijdwinst zal opleveren.
Een efficiënter planningsproces en meer medewerkersautonomie dankzij Symagic
Met Symagic heeft Woonbron niet alleen de planningsprocessen geprofessionaliseerd, maar ook de medewerkers meer autonomie gegeven. De verbeterde transparantie in roosters heeft de samenwerking tussen teamleden versterkt en de werksfeer verbeterd.
Door de koppeling met Unexus en de automatische planningsfunctionaliteiten kan het KCC sneller reageren op wijzigingen en is er meer ruimte voor strategische aanpassingen. Symagic heeft Woonbron geholpen om het roosteren van klantadviseurs efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken, wat in de toekomst alleen maar verder geoptimaliseerd zal worden.
