Wil je je personeelsbezetting beter afstemmen op de vraag en tegelijkertijd de kosten optimaliseren? Een goede WFM-cyclus is de sleutel, want door deze cyclus effectief te implementeren kun je je medewerkers optimaal inzetten en de productiviteit verhogen.
In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je een WFM-cyclus voor jouw organisatie opzet.
Wat is een WFM-cyclus?
De workforce management (WFM) cyclus is essentieel voor bedrijven die hun personeel efficiënt willen inzetten en tegelijkertijd voldoen aan de operationele behoeften.
Deze cyclus helpt organisaties namelijk om het werk van medewerkers beter af te stemmen op de vraag door processen zoals forecasting, capaciteitsbeheer en roostering effectief te combineren.
Fase 1: Forecasting – Personeelsbehoefte voorspellen met data-analyse
Het voorspellen van de personeelsbehoefte is de eerste stap in de WFM-cyclus. Door historische gegevens en het verwachte werkaanbod te analyseren kunnen bedrijven precies inschatten hoeveel personeel nodig is op verschillende momenten. Dit helpt bij het maken van strategische keuzes, waardoor overbezetting of onderbezetting voorkomen wordt.
Door gebruik te maken van data-analyse kunnen bedrijven nauwkeurige voorspellingen maken die hen helpen om toekomstige personeelsbehoeften op de middellange en lange termijn beter in te schatten.
Het belang van historische gegevens en verwachte werkaanbod
Historische data biedt hierin waardevolle inzichten die bedrijven helpen de juiste voorspellingen te doen voor personeelsbehoeften en zo een gedetailleerde forecast te maken. Door trends in eerdere gegevens te analyseren kun je niet alleen je personeelsbehoeften beter inschatten, maar ook toekomstige veranderingen in de vraag nauwkeuriger voorspellen.
Fase 2: Capaciteitsmanagement – Het juiste aantal medewerkers op het juiste moment
Capaciteitsmanagement draait om het afstemmen van de personeelsbezetting op de vraag. Door het juiste aantal medewerkers in te zetten kan een organisatie kosten optimaliseren en de productiviteit verhogen. Dit helpt niet alleen bij het voldoen aan de dagelijkse vraag, maar zorgt er ook voor dat bedrijven flexibel kunnen reageren op onverwachte gebeurtenissen.
Flexibiliteit in capaciteitsplanning
Het is belangrijk om ruimte te laten voor onverwachte pieken in werkaanbod, zoals seizoensgebonden drukte of onverwachte ziekteverzuim. Flexibiliteit in capaciteitsplanning zorgt ervoor dat je altijd voorbereid bent op veranderingen in het werkaanbod en kunt inspelen op onvoorziene gebeurtenissen, zodat je altijd de benodigde capaciteit beschikbaar hebt.
Fase 3: Roosteren – Het automatiseren van planningen voor betere nauwkeurigheid en efficiëntie
Roosteren is een cruciaal onderdeel van de WFM-cyclus. Het kan zowel handmatig als automatisch worden gedaan, maar geautomatiseerde planningssoftware maakt het gemakkelijker om nauwkeurige roosters op te stellen.
Dit zorgt voor een betere afstemming tussen de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van medewerkers, wat de efficiëntie verhoogt en fouten vermindert.
Juiste balans tussen personeelsbehoefte en beschikbaarheid
Het automatiseren van de roostering helpt om de juiste balans te vinden tussen de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van medewerkers. Dit vermindert de kans op over- of onderbezetting en zorgt ervoor dat je medewerkers effectief worden ingezet op basis van hun beschikbaarheid.
Een goed geautomatiseerd rooster zorgt dan ook voor een efficiënte inzet van medewerkers, wat de productiviteit verhoogt. Door de juiste medewerkers op de juiste tijden in te zetten kunnen bedrijven niet alleen kosten besparen, maar ook de algehele efficiëntie verbeteren.
Fase 4: Plannen – Van rooster naar uitvoerbare actie
Na het maken van het rooster is de volgende stap het opstellen van een gedetailleerd plan. Dit plan zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en welke taken prioriteit hebben. Dit zorgt voor duidelijkheid en structuur binnen het team, wat leidt tot hogere productiviteit en minder misverstanden.
Roostering en de juiste personeelsplanning versterken elkaar
Een goed opgestelde planning, in combinatie met een geautomatiseerd rooster, zorgt ervoor dat alle medewerkers hun taken efficiënt kunnen uitvoeren. Dit helpt bedrijven om hun personeelsbehoeften op de lange en middellange termijn effectief te beheren.
Fase 5: Traffic management – Snel reageren op veranderingen in werkdruk
Traffic management houdt in dat bedrijven snel kunnen reageren op veranderingen in werkdruk. Dit is essentieel voor het optimaliseren van de efficiëntie en het behouden van een goede servicekwaliteit. Door realtime monitoring en aanpassing van roosters kunnen bedrijven snel inspelen op onverwachte pieken of afwezigheden.
Aanpak bij onverwachte pieken en afwijkingen in de werkprocessen
Efficiënt traffic management speelt dan ook een cruciale rol in het verbeteren van klantcontact door snel in te spelen op veranderende omstandigheden. Dit helpt contactcenters bijvoorbeeld om klantverzoeken snel af te handelen, zelfs tijdens drukke periodes.
Bij onverwachte pieken in werkdruk is het van groot belang om snel en effectief te reageren. Door een flexibele aanpak van traffic management kunnen bedrijven hun processen snel aanpassen om de klanttevredenheid te waarborgen.
Fase 6: Inzichten en monitoring – Het belang van continue evaluatie voor optimalisatie
Het monitoren van de prestaties en het analyseren van de resultaten is een belangrijk onderdeel van de WFM-cyclus. Door inzicht te krijgen in de effectiviteit van je personeelsplanning en -roosters kun je verbeteringen doorvoeren die bijdragen aan een hogere productiviteit en klanttevredenheid.
Door de gewerkte uren van medewerkers goed te monitoren kun je altijd de efficiëntie en productiviteit verbeteren. Het bijhouden van de gewerkte uren stelt bedrijven daarmee in staat om afwijkingen vroegtijdig te signaleren en snel in te spelen op veranderingen in de werklast.
Rapportage en analyseren van trends en afwijkingen
Regelmatige rapportage en analyse helpen bedrijven om trends en afwijkingen te identificeren. Daardoor kun je processen voortdurend optimaliseren en sneller inspelen op veranderingen.
Fase 7: Evaluatie en optimalisatie – Feedbackloops creëren voor voortdurende verbetering
Evaluatie en optimalisatie vormen de laatste stap van de WFM-cyclus. Feedbackloops zorgen ervoor dat bedrijven leren van eerdere ervaringen en continue verbeteringen kunnen doorvoeren. Dit helpt bij het behalen van de gestelde doelstellingen en het optimaliseren van werkprocessen.
Hoe je doelen kunt behalen en processen kunt verbeteren
Door feedbackloops en continue optimalisatie kunnen bedrijven niet alleen hun werkprocessen verbeteren, maar ook de algehele bedrijfsvoering versterken. Dit helpt bij het beter afstemmen van de strategieën op de behoeften van de organisatie en verhoogt de algehele efficiëntie.
Zo maak je een WFM-cyclus voor jouw organisatie
Door de juiste stappen in de WFM-cyclus te volgen kun je de personeelsbehoefte nauwkeurig afstemmen op de vraag, de productiviteit verhogen en kosten optimaliseren. Elke stap helpt je om je medewerkers effectiever in te zetten, snel in te spelen op veranderingen en de klanttevredenheid te verbeteren.
Hier zijn de concrete stappen om dit te bereiken:
- Forecasting
– Analyseer historische data en trends om de toekomstige personeelsbehoefte nauwkeurig in te schatten.
– Gebruik voorspellende modellen om de vraag naar personeel voor verschillende periodes vast te stellen.
- Capaciteitsmanagement
– Bepaal het aantal medewerkers dat nodig is om aan de verwachte vraag te voldoen, rekening houdend met verschillende omstandigheden.
– Zorg voor flexibiliteit om snel te kunnen reageren op onverwachte gebeurtenissen zoals ziekte of seizoenpiek.
- Roosteren
– Stel een rooster op dat aansluit bij de capaciteitsbehoefte en de beschikbaarheid van medewerkers.
– Maak gebruik van geautomatiseerde roostersystemen om de nauwkeurigheid en efficiëntie te verhogen.
- Plannen
– Zorg ervoor dat medewerkers duidelijke doelen en prioriteiten hebben.
– Maak een gedetailleerd plan dat de verwachte werkbelasting en de personeelsbezetting optimaliseert.
- Traffic management
– Monitor de werkdruk continu en pas het rooster aan wanneer de omstandigheden veranderen.
– Reageer snel op fluctuaties in werkvolume om de klanttevredenheid te waarborgen.
- Inzichten en monitoring
– Verzamel en analyseer gegevens over gewerkte uren en prestaties.
– Gebruik inzichten om toekomstige planningen en roosters verder te optimaliseren.
- Evaluatie en optimalisatie
– Evalueer de effectiviteit van de WFM-strategieën op basis van verzamelde feedback.
– Pas de processen aan om de efficiëntie en prestaties van de organisatie te verbeteren.
Met een goed geïmplementeerde WFM-cyclus zet je je organisatie op koers voor efficiëntie en groei. Dat gaat nog gemakkelijker wanneer je gebruikmaakt van AI in je WFM-systeem.
