Het meten van de ROI van je workforce management (WFM)-systeem is essentieel voor het optimaliseren van je bedrijfsvoering en het waarborgen van een efficiënt personeelsbeheer.
Data-analyse helpt bij het identificeren van patronen in personeelsbezetting en het reduceren van kosten door inzicht te bieden in overbezetting en overuren. Met de juiste KPI’s kun je de impact van je WFM-systeem in kaart brengen, van kostenbesparing tot verhoogde productiviteit en verbeterde medewerkerstevredenheid.
In deze blog bespreken we hoe je de juiste KPI’s bepaalt en welke je moet gebruiken om de ROI van je WFM-systeem te meten.
De ROI van workforce management software
De return on investment (ROI) van workforce management (WFM) software is een cruciale maatstaf die de verhouding tussen de kosten en de baten van de implementatie van de software weergeeft. Simpel gezegd, de ROI wordt berekend door de totale kosten van de software te delen door de voordelen die het oplevert.
Deze voordelen kunnen variëren van verbeterde efficiëntie en verhoogde productiviteit tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door deze verhouding te begrijpen kunnen organisaties beter inschatten hoe effectief hun investering in workforce management software is en welke impact het heeft op hun bedrijfsvoering. Daarmee heeft een WFM-systeem de potentie om een ware game changer te zijn.
Belang van ROI-berekening in WFM
Het berekenen van de ROI is van essentieel belang in workforce management omdat het organisaties helpt de effectiviteit van hun software-investeringen te meten en te evalueren. Door de ROI te berekenen kunnen bedrijven bepalen of de investering in de software rendabel is en of het de verwachte resultaten oplevert.
Dit inzicht stelt managers in staat om geïnformeerde beslissingen te nemen over verdere optimalisatie en verbetering van de software, zodat de beste resultaten worden behaald. Bovendien helpt een duidelijke ROI-berekening bij het rechtvaardigen van de investering aan belanghebbenden en het verkrijgen van steun voor toekomstige initiatieven.
Zo bepaal je de belangrijkste KPI’s voor jouw workforce management ROI
Het bepalen van de juiste KPI’s voor je workforce management ROI begint met het identificeren van de strategische doelen van je organisatie. Elke organisatie en industrie heeft verschillende prioriteiten, dus het is belangrijk dat je de KPI’s afstemt op de bredere bedrijfsdoelen.
Hierbij spelen de efficiëntie van je personeelsinzet, de betrokkenheid van medewerkers en de kostenbesparing een grote rol. Een heldere en gestroomlijnde planning zorgt ervoor dat je werknemers beter kunnen presteren zonder dat dit ten koste gaat van je budgettering.
Bepaal de strategische doelen van de organisatie
Voordat je KPI’s kunt instellen, moet je duidelijk voor ogen hebben welke doelen je wilt bereiken met je WFM-systeem. Wil je kosten besparen, de productiviteit verhogen, de werk-privébalans verbeteren of de medewerkerstevredenheid vergroten? De doelen die je stelt, bepalen uiteindelijk de KPI’s die je gaat meten. Als je bijvoorbeeld streeft naar een betere werk-privébalans voor je medewerkers, kan een KPI zoals “flexibiliteit in roosters” relevant zijn.
Het stellen van strategische doelen helpt ook om personeelsbeheer naar een hoger niveau te tillen door het verbeteren van kostenbeheersing en het gebruik van real-time data voor optimale prestaties.
Kijk naar de impact van de KPI’s op de operationele efficiëntie
Een van de belangrijkste redenen om een WFM-systeem te implementeren is om de operationele efficiëntie te verbeteren. KPI’s moeten dus altijd gekoppeld zijn aan de impact die ze hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering en de WFM-cyclus.
Dit kan betekenen dat je meet hoe snel en nauwkeurig het systeem personeelsroosters kan aanpassen bij veranderingen in de vraag of hoe goed het systeem kan voorspellen welke medewerkers op het juiste moment beschikbaar zijn.
Betrek belanghebbenden bij het vaststellen van de KPI’s
Bij het bepalen van KPI’s is het belangrijk om verschillende belanghebbenden te betrekken, zoals HR-managers, afdelingshoofden en zelfs medewerkers zelf. Hun input zorgt ervoor dat de KPI’s niet alleen relevant zijn voor de organisatie, maar ook haalbaar en realistisch in de praktijk.
9 KPI-suggesties voor WFM ROI
Nu je weet hoe je de juiste KPI’s kunt bepalen, is het tijd om de meest gebruikte KPI’s voor workforce management ROI te bekijken. Deze KPI’s helpen je de effectiviteit van je WFM-systeem te meten en te optimaliseren, zodat je een hogere ROI kunt behalen.
Personeelskosten per eenheid productiviteit
Deze KPI meet de verhouding tussen personeelskosten en de hoeveelheid productie of output die wordt gegenereerd. Door de personeelskosten per eenheid productiviteit te analyseren, kun je zien of je personeel efficiënt wordt ingezet, wat essentieel is voor het verbeteren van je ROI.
Werkdruk en overuren
Overmatige werkdruk en te veel overuren kunnen wijzen op inefficiënties in de personeelsplanning. Door het aantal overuren en de werkdruk van je medewerkers te meten kun je zowel kostenbesparingen realiseren als de werk-privébalans verbeteren, wat leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid.
Medewerkerstevredenheid en -retentie
Tevreden medewerkers zijn productiever en minder geneigd om het bedrijf te verlaten. Het meten van de medewerkerstevredenheid is dan ook een belangrijke KPI die de impact van je WFM-systeem op de betrokkenheid en retentie van medewerkers weerspiegelt.
Snelheid van personeelsplanning
De snelheid waarmee je personeel kunt inplannen voor nieuwe shifts of onverwachte veranderingen is cruciaal voor de efficiëntie van je WFM-systeem. Een snellere personeelsplanning leidt tot minder reactietijd en meer flexibiliteit, wat bijdraagt aan de ROI van je WFM-systeem.
Verzuim- en ziekteverzuimpercentage
Een lage ziekteverzuimpercentage kan aangeven dat je medewerkers tevreden zijn en dat je rooster goed aansluit bij hun behoeften. Het bijhouden van deze KPI helpt je te begrijpen of je personeelsbeleid effect heeft op het welzijn van je medewerkers, wat uiteindelijk ook je ROI kan verbeteren.
Kostenbesparing door geoptimaliseerde personeelsinzet
Een geoptimaliseerd gebruik van personeel leidt tot lagere loonkosten door een efficiëntere inzet van medewerkers. Deze KPI meet de besparingen die je behaalt door slimmer gebruik te maken van je personeelsbestand, wat direct bijdraagt aan je ROI.
Kwaliteit van werk
Kwaliteit is net zo belangrijk als kwantiteit. Het meten van de kwaliteit van het werk, bijvoorbeeld via klanttevredenheid of foutenpercentages, helpt je te begrijpen hoe goed je WFM-systeem bijdraagt aan de algehele werkprestaties.
Innovatiegraad van planningsprocessen
Hoe innovatief is je WFM-systeem? Deze KPI meet de mate waarin je organisatie gebruikmaakt van moderne technologieën zoals AI, automatisering en voorspellende analyses om de personeelsinzet te optimaliseren en zo de ROI te verbeteren.
Impact van WFM-software op de bedrijfscultuur
Een goed geïmplementeerd WFM-systeem kan ook de bedrijfscultuur positief beïnvloeden door medewerkers meer autonomie te geven in hun werkroosters en een betere werk-privébalans te ondersteunen. Het meten van deze impact is een waardevolle KPI voor het bepalen van de ROI van je WFM-systeem.
Conclusie
Het meten van de ROI van je WFM-systeem is dus essentieel voor het verbeteren van je personeelsbeheer, het verhogen van de productiviteit en het creëren van een gezonde werk-privébalans voor je medewerkers. Door de juiste KPI’s te selecteren kun je de effectiviteit van je WFM-software beter begrijpen en verbeteren, wat uiteindelijk bijdraagt aan een hogere ROI. Vergeet niet dat een holistische benadering van KPI’s, waarbij zowel operationele efficiëntie als medewerkerstevredenheid wordt gemeten, de sleutel is tot succes.
