Wat is zelfroosteren?
Zelfroosteren houdt in dat werknemers grotendeels zelf hun rooster bepalen. Dat doen ze door hun beschikbaarheid op te geven naar aanleiding van een dan nog lege planning, waar alleen de diensten en de nodige bezetting in staan.
Een planningssoftware of roostermaker vult vervolgens op basis van de beschikbaarheid een rooster. Eventuele gaten worden in overleg gevuld. Deze manier van roosteren heeft vele voordelen.
Zelfroosteren wordt nog niet zo heel lang toegepast in organisaties. De potentie van zelfroosteren is groot. Er zijn voorbeelden bekend van organisaties waarbij de productiviteit substantieel is gestegen, de medewerkers tevredener waren en het ziekteverzuim is gedaald.
Zelfroosteren is niet iets wat specifiek in een bepaalde branche wordt toegepast. Zo is er sprake van zelfroosteren in de zorg (zelfsturende teams), maar ook in callcenters en field service organisaties.
Waarom beginnen met zelfroosteren?
Een personeelsplanning maken is een vak apart. Doordat de roosters vaak van bovenaf bepaald worden, ontstaat een blijvende ontevredenheid over de planning. Aan het eind van de vorige eeuw ontstond daardoor voorzichtig de trend van het zelfroosteren. In Zweden werd dat al jaren toegepast, met succes.
De productiviteit en de tevredenheid van werknemers steeg en het ziekteverzuim daalde. Het paste volledig in de trend van verantwoordelijkheden lager in een organisatie leggen. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor hun eigen werkzaamheden, en met deze manier van plannen maak je ze ook verantwoordelijk voor de tijden waarop ze dat werk uitvoeren.
Zelfroosteren is daarnaast een onderdeel van sociale innovatie. Het betrekt medewerkers bijvoorbeeld bij organisatorische vraagstukken binnen het bedrijf. Met name voor sectoren waar het werk wordt afgestemd op de vraag en dus per tijdsdeel kan verschillen, bieden zelforganiserende teams een oplossing voor de roostercomplexiteit.
Hoe start je met zelfroosteren?
Zelfroosteren moet wel gefaciliteerd worden door planningssoftware die over speciale functies beschikt. Voorbeelden hiervan zijn een eigen agenda, inzicht in de agenda van een collega, mogelijkheden voor ruilen en waarnemen van diensten. In de praktijk zie je dat de planner vaak, op de achtergrond, het proces in hoofdlijnen blijft coördineren.
Zelfroosteren biedt zowel de medewerker als de organisatie meer flexibiliteit om rekening te houden met elkaars wensen. Dit is één van de voordelen van zelfroosteren. Hierdoor wordt een medewerker ingepland op tijdstippen die voor hem/haar de voorkeur genieten en biedt het de organisatie ruimte om de capaciteit slimmer en efficiënter te plannen.
Het tijdrovende werk om de planning up to date te houden hoeft niet meer door de planner te worden gedaan. De tevredenheid van de medewerkers stijgt en de organisatie wordt een aantrekkelijkere werkgever.
Zeker zijn er ook nadelen van zelfroosteren te benoemen. Maar mocht een organisatie goed ingericht zijn op zelfroosteren, en wordt de methode omarmt door medewerkers, dan is er onderaan de streep veel waarde te behalen.
Jouw persoonlijke online demo
Vraag nu een online demo aan en krijg te zien wat Symagic voor uw organisatie kan betekenen
Zelfroosteren met Symagic
De online zelfroostersoftware van Symagic is een compleet pakket dat speciaal is ingericht op zelfroosteren
De voordelen van zelfroosteren
Het is nu helder wat zelfroosteren is en waarom het de moeite waard is om er mee te beginnen. Daarnaast is ook besproken hoe je er als organisatie mee begint en wat je er voor nodig hebt. Maar wat zijn nou precies de voordelen van zelfroosteren?
Verschuiving van verantwoordelijkheid
Bedrijven hebben een HR-afdeling of roosterplanner die zich over de roosters ontfermt. Bij zelfroosteren verschuift de regie over werkzaamheden naar het personeel. Dit verhoogt de zeggenschap over het eigen rooster, waarmee de betrokkenheid van medewerkers gestimuleerd wordt.
De organisatie legt autoriteit bij de werknemers. Het belang van vakmanschap en professionaliteit staat hierbij voorop. Werknemers hebben behoefte aan deze erkenning en waardering van de werkgever. Zo vergroot de band met en het vertrouwen in het bedrijf en dus de motivatie van het personeel.
Het verantwoordelijke team moet zelf aan de vooraf gekaderde bezettingsbehoefte voldoen. Voorbeelden van zo’n afbakening zijn minimale uren, kwalificaties of vertegenwoordiging per afdeling. Als gevolg van zelfroosteren neemt teamoverleg toe. Het personeel is samen verantwoordelijk voor een optimaal rooster.
De gemeenschappelijke taak doet een beroep op collegialiteit. Dit zorgt voor onderlinge openheid en begrip. Het teamverband zal verhogen waardoor de werksfeer en zo de productiviteit op de werkvloer verbetert. Zelfroosteren in de zorg is al een bekend begrip en heeft in die sector veel zelfstandigheid en tevreden werknemers voortgebracht.
Flexibiliteit
Het personeel bestaat uit onderscheidende individuen met elk een eigen werk-privé ritme. In de thuiswerkperiode zijn de behoeften voor keuzevrijheid, voorkeuren en maatwerk toegenomen. Om samen aan de roostereisen te voldoen, is flexibiliteit nodig. Zowel voor werkgever als werknemer.
Zelfplanning speelt in op deze flexibele behoeften. De roosterplanner geeft zijn taak deels uit handen en krijgt een toezichthoudende functie om de kwaliteit te waarborgen en waar nodig bij te kunnen sturen. Zo heeft de planning meer tijd voor andere inhoudelijke bedrijfstaken.
Werknemers die zelf hun werk inplannen, biedt een harmonieuze en constructieve manier van roosteren én werken. Vaste samenstellingen van duo’s of teams worden omgezet in vernieuwende, afwisselende samenwerkingen. Hierdoor ontstaan frisse kennisuitwisselingen.
Financieel baat en tijdbesparend
Zelfroosteren bespaart veel tijd voor de roostermaker. De fluctuaties bij persoonlijke omstandigheden nemen af, omdat hier tijdens de roosterplanning rekening mee wordt gehouden. Ook ziektedagen kunnen onderling flexibel worden opgelost. De kans is kleiner dat personeel diensten wil ruilen, maar mocht dit toch voorkomen is het proces vergemakkelijkt. Hierdoor hoeft HR of de planner niet meerdere malen over het rooster heen bij op- of aanmerkingen.
Bovendien maken de vooraf gecreëerde kaders het minder complex voor het personeel om de juiste bezetting rond te krijgen. Vraag en aanbod sluiten zo beter op elkaar aan, waardoor overbezetting of overuren en de uitbetaling daarvan afneemt.
Kwaliteit verhogend
Een rooster dat voor het personeel optimaal werkt, doet ook goed aan de organisatie. Tevreden medewerkers zitten fysiek en sociaal beter in hun vel. Dat is zowel prettig voor de onderlinge werksfeer, als ook de productiviteit. Gezonde medewerkers nemen immers minder ziekteverzuim op. Doordat het personeel productiever werkt en het aanbod beter aansluit op de vraag, worden taken efficiënter uitgevoerd.
Zelfplanning is dus een duurzame roostermethode voor de bedrijfsvoering. Waar klanten tegenwoordig meer vragen om ruime bereikbaarheid, is personeel binnen de richtlijnen van de arbeidswet vrijwillig ruimer inzetbaar. Zo staan gemotiveerde medewerkers op de werkvloer, die deze positieve energie op de klant overbrengen. Dit resulteert in tevreden klanten.
Uniek werkgeverschap
Dit laatste punt is een manier om zowel de huidige werknemers aan jouw organisatie te binden, als ook een methode om in te spelen op de wensen van potentiële personeelsleden. Flexibele roosters zijn bijvoorbeeld aantrekkelijk voor jongeren/studenten of herintreders. Het geeft werknemers de mogelijkheid om werk- en privéleven goed op elkaar af te stemmen. Bij uitstek een onderscheidende arbeidsvoorwaarde voor organisaties en dus een aantrekkelijk werkgeverschap.
Zelfroosteren software
Zoals al benoemd speelt software een grote rol bij zelfroosteren. Om het voor de werknemers zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk te maken is een goed systeem cruciaal.
De social software voor workforce management van Symagic is uitermate geschikt om zelfroosteren zo goed mogelijk te steunen. Het rooster kan eenvoudig worden vastgesteld en op verzoek ook makkelijk worden gewijzigd.
Werknemers kunnen 24/7 en via allerlei apparaten hun beschikbaarheid doorgeven, verlof aanvragen en eventueel onderling diensten ruilen. Ook is er de mogelijkheid om kennis te delen, bijvoorbeeld om te informeren over opeenvolgende diensten en andere nodige onderlinge communicatie.
De software kan een automatische planning maken op basis van de ingevulde beschikbaarheid en eventuele regels. Daarnaast houdt de software rekening met gemaakte werktijd- en contractafspraken.
Deze planning is voor iedereen zichtbaar, en werknemers krijgen notificaties bij eventuele wijzigingen. Zo zorgt de software van Symagic voor een overzichtelijk, eenvoudig systeem dat tijd bespaart en tevredenheid oplevert.
