Het maken van een planning kost veel tijd. Met name als u rekening moet houden met constante verandering en verschillende dienstroosters. Daarnaast is het belangrijk dat u de budget cap in zicht houdt, maar wél de doelen blijft behalen. Hoe blijft u toch altijd efficiënt plannen? Dat ontdekt u in dit blog.
Wat levert efficiënt plannen u op?
Wanneer u kiest voor een nieuwe manier van plannen, bespaart de HR afdeling tijd op herhaaldelijke administratieve taken. Daarnaast heeft u altijd het rooster rond, ook op moeilijke momenten.
Capaciteitsbehoefte
De hoeveelheid benodigd personeel verandert van moment tot moment wanneer u in een sector werkzaam bent waarin veel flexibiliteit vereist is. Het liefst zorgt u voor een rooster dat aansluit op vraag en aanbod. Zo kunt u op drukke momenten genoeg personeel inroosteren en in de dalen besparen op personeelskosten, terwijl u toch uw klanten tevreden houdt.
Dit doet u op basis van historische data. Door te kijken naar drukke periodes van voorgaande jaren, kunt u voorspellen wanneer in de toekomst weer drukke periodes plaatsvinden. Vervolgens past u hier de planning op aan.
Planning automatiseren
U wilt natuurlijk zelf overzicht en controle behouden, maar u krijgt dagelijks te maken met veranderende roosters en onverwachte gebeurtenissen als een ziekmelding. Dan vallen er gaten in de planning. Maar heeft u al eens nagedacht over een automatische planning? Hiervoor zet u een personeelsplanningstool in die u ondersteunt het ideale rooster samen te stellen. Een automatische planning werkt op basis van:
Randvoorwaarden
Dit vormt de basis voor het in te vullen rooster. Informatie die u hier afbakent is bijvoorbeeld de minimale bezetting, het maximaal aantal werkuren en de benodigde expertise.
Personeelsdossier
Op basis van het personeelsdossier heeft u zicht op het werkverband van de medewerkers en wie over de juiste kennis beschikt voor het in te vullen diensten.
Beschikbare medewerkers
Een planningsprogramma houdt rekening met de beschikbaarheid van medewerkers. Dit kan inzichtelijk gemaakt worden in één platform, bijvoorbeeld middels zelfredzaamheid van medewerkers. Hieronder vallen beschikbaarheid opgeven en onderling dienstenruilen.
Forecasting
De automatische planning anticipeert op de benodigde capaciteit in de toekomst, op basis van historische gegevens. Hierdoor voorkomt het over- onderbezetting en blijft het rooster dus efficiënt.
Door automatisering worden de onverwachte gaten en flexibele werkroosters aangevuld op basis van beschikbaar personaal en de gewenste randvoorwaarden. De planner heeft ook direct zicht op de geschikte personen om het rooster compleet te maken.
Efficiënt plannen met een personeelsplanning tool
Het is veel werk om bij te houden hoeveel personeel op een dag nodig is, welke medewerkers flexibele contracten hebben, wat de voorkeursdagen zijn en welke expertises op de werkvloer nodig zijn per dag. Er zijn tegenwoordig personeelsplanning tools op de markt die u ondersteunen in deze optimale planning. Deze tool maakt ook de eerder genoemde berekening op basis van historische data. Hierdoor heeft u een overzicht van welke periodes drukte opleveren. Zo kunt u hier in het rooster vroegtijdig op anticiperen.
Symagic heeft een tool ontwikkelt die u deze mogelijkheden geeft. Met deze workforce management software houdt u de controle over het rooster, maar ondersteunt u wel de roosterpuzzel op te lossen. Daardoor bespaart u ontzettend veel tijd op roosteren. U kunt gebruik maken van de volgende functies:
Planbord
Om controle te behouden over het rooster en precies te weten wie wanneer werkt, krijgt u een dashboard waarop u direct ziet welke medewerkers op de werkvloer zijn. De gevolgen hiervan op gebied van kosten, contracturen en capaciteitsinzet zijn hierbij een toevoeging die de roostertool van Symagic biedt.
Automatisch plannen is efficiënt plannen
Zonder de planning uit handen te geven of controle over het rooster te verliezen, krijgt u met workforce management de mogelijkheid om automatisch efficiënt te plannen. Hierbij stelt u zelf altijd de randvoorwaarden in en blijft u het rooster controleren.
De tool houdt hierbij rekening met flexibele medewerkers, bijvoorbeeld vanuit uitzendbureaus. De beschikbaarheid van deze medewerkers verschilt vaak per week. De tool kan dit gemakkelijk inzien, zodat u niet meer met het rooster puzzelt.
Ook plant de tool in op basis van competentiemanagement. Het rooster zo efficiënt mogelijk in op gebied van kostenverdeling, bezetting en benodigde vaardigheden.
Marktplaats: samenwerking met uitzendbureaus
U kunt uitzendbureaus direct toegang geven tot uw markplaats module. Dit is een centrale plek waar uitzendbureaus diensten kunnen accepteren en verdelen onder de flexwerkers. Deze capaciteit is altijd actueel. Handmatige acties en over-en-weer e-mails over diensten invullen is verleden tijd.
Door het verdelen van openstaande diensten centraal te laten plaatsvinden via de marktplaats, wordt uw organisatie minder afhankelijk van een enkel uitzendbureaus en kan er gemakkelijk met meerdere uitzendbureaus samengewerkt worden.
Forecasting
Door de historische data te analyseren, voorspelt u met behulp van de software de toekomstige bezetting. Hier wordt het rooster op aangepast, zodat u over- en onderbezetting voorkomt. Zo kunt u beginnen met efficiënt plannen.
Correcte tijdregistratie
Flexibele medewerkers betekent verschillende werktijden. Hiervoor is tijdregistratie van groot belang, om in te zien dat het personeel de gecontracteerde uren maakt en de juiste hoeveelheid uren uitbetaald krijgt. Maakt u hiervoor gebruik van tijdregistratie, bijvoorbeeld met behulp van kloksystemen? Deze informatie koppelt u eenvoudig aan de WFM software, zodat u:
- Alle belangrijke informatie omtrent medewerkers in één systeem
- Tarieven kan koppelen aan medewerkers
- Een gestroomlijnde uren- en salarisadministratie krijgt
- Het facturatieproces met uitzendbureaus vereenvoudigd
Wilt u medewerkers zelfbeschikbaarheid geven? Dan kunt u met de WFM– software kiezen voor meer of minder gecontroleerde mate van zelfroosteren. Hierdoor bespaart de planner veel tijd op administratieve zaken rondom het rooster. De self service functie bestaat uit:
- Onderling dienstenruilen
- Inschrijven op openstaande diensten
- Verlof aanvragen en ziekmelden
- Beschikbaarheid en voorkeuren opgeven
Management rapportages
Uiteraard is het van belang voor managers om de doelstellingen en kosten in de gaten te houden. Dit doet u aan de hand van rapportages in de software. U krijgt hier inzicht in:
- De verwachte personeelskosten
- Verlofsaldi
- Ureninzet
- Behaalde doelen
- Medewerkerstevredenheid
- Mate van voldoen aan wet- en regelgeving (compliance)
Bent u klaar om te starten met efficiënt plannen?
Met Workforce Management Software bespaart u tijd op het maken van de planning, roostert u toch altijd de juiste medewerkers in en hebt u zicht op de kosten. Door effectief te plannen, voorkomt u over- en onderbezetting, waardoor u de doelen blijft behalen.
Symagic helpt u graag verder. Wij zijn met 15 jaar werkervaring gespecialiseerd in het maken van roosters die ideaal aansluiten bij uw personeelsbehoefte.
Wilt u de voordelen van automatisch efficiënt plannen ervaren? Of bent u benieuwd hoe u de software op uw organisatie af kan stemmen? Wij laten het u graag vrijblijvend zien aan de hand van een demo.
