Onder medewerkers groeit de behoefte aan flexibiliteit. Dit komt vanuit de thuiswerkperiode en wordt inmiddels de nieuwe norm. Hier wil je als bedrijf in meebewegen, om je personeel aantrekkelijk werkgeverschap te blijven bieden. Maar het werk blijft doorgaan en het rooster moet gevuld worden. Hoe kun je dan toch flexibel plannen? In dit blog leggen we het aan je uit.
Flexibiliteit is een must
Flexibiliteit is het gevolg van de nieuwe generatie werkers, tijdelijke arbeidscontracten en de technologie de thuiswerken mogelijk maakt. Gedurende de Covid-19 periode hebben we met z’n allen bewezen dan het werk door kon gaan, ondanks de geschrapte kantoortijden. Wanneer je als organisatie hier niet in meegaat, zul je minder aantrekkelijk zijn voor personeel en dus veel kennis aan je voorbij zien gaan. Dit resulteert al snel in personeelstekort wanneer je wel door wilt blijven groeien.
Wat zijn de voordelen van flexibel plannen?
Flexibel plannen is een uitdaging voor bedrijven. Elke medewerker heeft weer andere wensen en dit verschilt ook nog eens per week. Maar als je flexibel plannen eenmaal goed toepast, levert het je de volgende voordelen op, omdat je rekening houdt met de wensen van het personeel:
- Tevreden personeel
- Prettige werksfeer
- Aantrekkelijk werkgeverschap
- Urenbesparing voor de roostermaker
Wat zijn de randvoorwaarden voor flexibel plannen?
Roosters zijn gebaseerd op randvoorwaarden. Dit geldt net zo goed voor flexibele roosters. Zonder deze randvoorwaarden, is het rooster niet flexibel, maar ontoereikend. De planner verliest hierdoor namelijk het zicht op de juiste bezetting om de bedrijfsdoelen te behalen. Het is complex om met zoveel informatie rekening te houden. De randvoorwaarden ondersteunen je hierbij. Deze randvoorwaarden worden opgesteld door de planners. Ze verschillen in mate van flexibiliteit. Enkele voorbeelden van randvoorwaarden zijn:- Minimale bezetting van 2 medewerkers per afdeling
- Ploegendienst van maximaal 4 uur
- Minimaal 1 BHV’er op de werkvloer aanwezig
Maak gebruik van zelfroosteren
Zelfroosteren houdt in, dat het personeel zelf over het rooster beschikt. Dit kun je in meer of mindere mate doorvoeren. Het opstellen van randvoorwaarden is bijvoorbeeld een controle die de HR-afdeling blijft behouden.
Werknemers bepalen dus in grotendeels zelf hun rooster. Hier valt onder:
- Beschikbaarheid opgeven
- Onderling diensten ruilen
- Lege diensten (last minute) invullen
- Vakantie dagen opgeven
- Verlof aanvragen
Roostermakers krijgen hierdoor een toezichthoudende functie. De kwaliteit van het rooster moet natuurlijk wel gewaarborgd blijven. Waar nodig kan de planner altijd bijsturen.
Geautomatiseerd plannen
Het klinkt bijna tegenstrijdig: automatisch plannen maakt het rooster flexibel. Je kunt tegenwoordig kiezen voor digitaal roosteren. In deze online planningstools, vul je alle informatie van het personeel in. Denk aan dienstverband, expertises, kennis en beschikbaarheid. Wanneer je de randvoorwaarden hebt opgesteld en automatisch het rooster in laat vullen, houdt de tool rekening met de opgegeven personeelsdossiers.
Op deze manier kun je zelfs rekening houden met wensen van medewerkers en hoeft de planner niet te eindeloos te puzzelen met het opstellen van het rooster. Je kunt nu eenvoudig plannen én houdt rekening met zowel de vereisten vanuit het bedrijf, als de wensen van medewerkers. Valt een medewerker onverwacht uit? Dan zorgt de tool ervoor dat de dienst opnieuw ingevuld wordt.
Hoe ga je dan om met ziekteverzuim en de planning? Of wanneer er geen medewerker beschikbaar is die voldoet aan de randvoorwaarden? Dan kun je in de tool altijd terugvallen op functies van zelfroosteren, om het rooster alsnog rond te krijgen.
Door wensen van medewerkers, vakantiedagen opgeven en de verlof aanvragen in de tool te reguleren, vervallen persoonlijke e-mails en notities over deze zaken weg. Dit betekent dat HR de centrale regie behoudt en geen dubbele of foutieve administratie voert.
De Symagic planningstool voor flexibel plannen
Niet elke planningstool is hetzelfde. Wanneer je kijkt naar welke tool past bij jouw organisatie, let er dan op dat je geen standaardpakket afneemt. Symagic biedt verschillende planningmodules om aan te sluiten bij de wensen en bedrijfsprocessen van jouw organisatie. Je kunt kiezen uit onder andere:
Medewerkers
Vul het personeelsdossier in en de NAW-gegevens, om medewerkers met de juiste expertise en randvoorwaarden op de juiste taken te plannen
Geautomatiseerd plannen
Zet randvoorwaarden op voor het rooster en laat de planningstool automatisch het rooster samenstellen op basis van de personeelsgegevens en –wensen, en de randvoorwaarden
Planbord
Zicht op de geplande activiteiten, wijzig de planning en vind in één oogopslag de geschikte medewerker voor de uit te voeren werkzaamheden
Gepersonaliseerd Dashboard
Actuele informatie rondom de planning; insights om de planning te optimaliseren
Agenda
Geef personeel toegang tot de eigen actuele planning en schakel notificaties in wanneer er wijzingen zijn aangebracht in het rooster
Klanten
Eenvoudige toegang tot klantgegevens en klanten gekoppeld aan projecten
Forecast
Bereken op basis van historische data de verwachte taken, tijdsduur van projecten en de benodigde bezetting om onder- en overbezetting te voorkomen
Audittrail
Maak het roosterproces transparant door inzicht te geven in wie, wanneer, welke wijziging heeft aangebracht in het rooster en waarom.
Symagic onderscheidt zich door de sociale insteek van de planning software. Hierdoor kun je niet alleen flexibel plannen, maar ook flexibel informatie overdragen. Medewerkers kunnen hiermee namelijk informatie overdragen aan collega’s over de werkdag. Alle relevante personen zijn hierdoor gelijk op de hoogte van wat er op de werkvloer speelt.
Daarnaast houdt het social stuk ook in, dat we een module hebben waarin verjaardagen, feestdagen en jubilea voorbij komen. Dit stimuleert de sfeer op de werkvloer.
Plan ook flexibel in een handomdraai
Door randvoorwaarden op te stellen, mate van zelfroosteren in te voeren en een online rooster tool in te schakelen, kun je beginnen met flexibel plannen. De planner blijft de belangrijkste factor van het rooster en zal altijd de regie behouden.
Heb je vragen over waar je kunt beginnen? Of heb je ondersteuning nodig om de flexibele planning aan te sluiten op jouw bedrijfsstructuur? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag het rooster flexibel in te zetten.
