Callcenters

Met de Workforce Managment Software (WFM) van Symagic kunnen planprocessen in klantcontactcentra vereenvoudigd en gemoderniseerd worden. Bijvoorbeeld door een forecast te creëren van de personeelscapaciteitsbehoefte, automatische planningen te genereren, zelfroosteren en selfservice mogelijkheden zoals een dienstenmarktplaats, verlofaanvragen en onderling diensten ruilen. Dit leidt tot een betere verdeling van je beschikbare capaciteit, kostenbesparing en tevreden zelfstandige medewerkers. 

De Workforce Management Software van Symagic ondersteunt de organisatie in het maken van een goede personeelsplanning. Een methode hiervoor is de Forecast functionaliteit. Hiermee wordt de data van het klantcontactcenter gekoppeld aan onze software en wordt hiermee een accurate voorspelling gemaakt van de capaciteitsbehoefte. Hierdoor zorgt de organisatie dat het haar gestelde servicelevels behaald.

Automatisch plannen is tijdbesparend en vereenvoudigt het planproces. Met geautomatiseerd plannen wordt rekening gehouden met de (wisselende) beschikbaarheid van medewerkers, de contracturen, de bevoegd- en vaardigheden en met de gecreëerde Forecast: hoeveel medewerkers zijn per moment nodig om de gewenste servicelevels te behalen. Automatisch plannen is ook in staat pauzetijden in te plannen. Als roosterverantwoordelijke blijf je in controle en kan je sturen op de prioriteiten van de organisatie.

Met de Marktplaats van Symagic stel je gemakkelijk diensten beschikbaar aan de medewerkers. Bijvoorbeeld onpopulaire diensten zoals op de vrijdagavond. De beschikbare medewerkers met de juiste bevoegd- en vaardigheden voor de dienst kunnen deze accepteren, waarna dit direct inzichtelijk is op het planbord. Hierdoor laat je openstaande diensten eenvoudig invullen door gemotiveerde medewerkers.

Het verlofproces is een tijdrovend proces in veel organisaties. Er wordt veel heen-en-weer gecommuniceerd over een verlofaanvraag of ziektemelding. Via onze Workforce Management Software wordt het verlofproces en de bijhorende communicatie centraal geregeld. De aanvraag van een medewerker komt bij de juiste manager terecht en na het goedkeuren is dit direct zichtbaar in de planning en het verlofsaldo. 

Net zoals het verlofproces kost ook het onderling ruilen of overdragen van diensten de roosterverantwoordelijke normaalgesproken veel tijd. Met de functionaliteit voor het diensten ruilen en overdragen wordt de verantwoordelijkheid bij de medewerkers gelegd. De software controleert of medewerkers ook beschikbaar zijn en ook de bevoegdheden hebben om een dienst over te nemen. 

Door medewerkers centraal hun beschikbaar door te laten geven is het altijd overzichtelijk wie, wanneer beschikbaar is. Dit kan medewerkers veel flexibiliteit bieden door ze in staat te stellen, bijvoorbeeld wekelijks, hun beschikbaarheid op te geven. Hierdoor hebben ze in grote mate invloed op het persoonlijke rooster. Vanuit de opgegeven beschikbaarheid kan eenvoudig en automatisch een planning worden gegenereerd.