In grotere organisaties krijgt de planner vaak te maken met medewerkers met verschillende competenties, locaties, wisselende beschikbaarheid en/of persoonlijke voorkeuren. Hierdoor kan de planning een lastige puzzel worden. “Geautomatiseerd plannen” kan dit proces ondersteunen en de planner veel tijd schelen.
Het is een illusie dat er één algoritme bestaat dat bij de planning van elk type organisatie ingezet kan worden. Geautomatiseerd plannen kan op basis van regels, competenties en sorteringen in de planning. Hierdoor kan het planning systeem automatisch herkennen welke medewerker als eerste in aanmerking komt voor een taak en deze vervolgens inplannen. Daarnaast kunnen werkzaamheden automatisch over een bepaalde periode gespreid ingepland worden, of er wordt juist gezocht naar de eerstkomende mogelijkheid waar de werkzaamheden in de planning passen.
Een belangrijk aspect van geautomatiseerd plannen is dat het planning systeem binnen de regels en afspraken medewerkers zal plannen. Een medewerker met een contract van 24 uur per week zal niet voor meer uren ingepland worden, tenzij er ingesteld wordt dat dit onder bepaalde omstandigheden is toegestaan.
Een aantal voorbeelden van geautomatiseerd plannen:
- Het plannen van een medewerker met een specifieke competentie op het eerst mogelijke tijdstip. Denk aan een storing waar zo snel mogelijk een gekwalificeerde service engineer (in de regio) heen gestuurd moet worden.
- Het plannen van teams. De planningsapplicatie zoekt naar een moment wanneer alle teamleden beschikbaar zijn, bijvoorbeeld voor een aantal te plannen meetings.
- Het plannen van koppels met twee verschillende competenties. Bijvoorbeeld: Een senior medewerker welke een trainee begeleidt.
- Het plannen van alle benodigde diensten. Daarbij wordt rekening gehouden met specifieke regels als “geen dagdienst na een avonddienst” of “maximaal 8 uur per dag”.
- Het plannen van winkelpersoneel op basis van een forecast. Bij maken van de planning wordt onder andere rekening gehouden met de inzet van vaste- en flexmedewerkers.
- Het plannen van een project met vaste teamleden. De planning applicatie maakt een voorstel hoe het project het beste ingepland kan worden
Benieuwd of uw planningspuzzel ondersteunt of opgelost kan worden met behulp van geautomatiseerd plannen? Neem dan contact met ons op, we kijken graag met u naar de mogelijkheden binnen uw organisatie.
