Wat is personeelsplanning?

De betekenis van personeelsplanning zit in het woord: personeel plannen. Hierbij wordt gezocht naar balans tussen personeelsbehoefte, personeelsbeschikbaarheid en de vraag en aanbod op de werkvloer. Zo komt de bezetting overeen met de behoeften van de klant. Door een personeelsplanning te maken die personeel met de juiste kennis op het juiste tijdstip inzet, worden bedrijfsdoelen kwalitatief opgepakt.

Er komen een aantal vragen bij kijken: welke activiteiten moeten worden uitgevoerd? Hoeveel tijd heeft elke taak nodig? Welke competenties zijn benodigd om het werk uit te kunnen voeren? Door deze vragen overzichtelijk mee te nemen in de personeelsplanning, bijvoorbeeld in een planning app, wordt over de kwaliteit en de inhoud van het werk gecommuniceerd. Managers en medewerkers krijgen zo inzichtelijk in beeld hoe de organisatie de kennis en competenties optimaal in de planning en het rooster kan verwerken.

Werknemers maken personeelsplanning

Medewerkers overleg personeelsplanning

De huidige personeelsplanning: van Excel naar planning software

Een rooster of personeelsplanning is voor elke organisatie onmisbaar. Vaak wordt de personeelsplanning gemaakt in Excel. Deze gratis tool heeft echter beperkingen. Ook kost het veel tijd om het rooster rond te krijgen, omdat op verschillende plekken (denk aan e-mails en notities) informatie opgeslagen staat over onbeschikbaarheid van personeel wegens voorkeursdagen, verlof of ziekte.

De beschikbare kennis over wie wanneer wel of niet kan werken, staat dus in verschillende systemen die niet eenvoudig met elkaar te integreren zijn. De planning wisselt hiermee sterk. Tegenwoordig is er een groot aanbod van personeelsplanning software. Deze software geeft efficiëntie op het gebied van roosters en kennis over beschikbaarheid en kwalificaties van medewerkers. Ook heeft planning software de mogelijkheid voor iedereen binnen de organisatie om onderling over werkdagen of taken te communiceren.

Personeelsplanning app

Niet alleen voor roostermakers is een personeelsplanning software ideaal. Voor alle medewerkers is het systeem een eenvoudige en efficiënte manier om het rooster samen te stellen. Hiervoor is een personeelsplanning app. Alle medewerkers kunnen hierin altijd en overal diensten inzien en communiceren over aanpassingen terwijl ze die in het dagelijkse thuisleven tegenkomen. Wijzigingen zijn direct inzichtelijk door notificaties bij belangrijke veranderingen in het rooster. De app heeft meerdere mogelijkheden. Zo kan het personeel zelf de beschikbaarheid doorgeven, diensten ruilen of verlof aanvragen. Kennis wordt dus eenvoudig gedeeld en het overleg binnen de app stimuleert het werkplezier en de effectiviteit op de werkvloer.

Het product

De online beschikbare innovatieve software van Symagic beschikt over veel verschillende

functies, die zelf samen te stellen zijn, zoals:

Bezetting

Bekijk de actuele bezetting van medewerkers in de personeelsplanning software. Het werkrooster overzicht neemt verschillende soorten informatie mee. Denk aan dienstverband, voorkeursdagen, minimale, maximale of exacte bezettingsgraad, verlof, vaardigheden, loonkosten en vakantiedagen. Competenties worden zo gekoppeld aan medewerkers en de juiste in te vullen diensten.

Ook maakt de roosterplanning inzichtelijk welke medewerkers gekoppeld zijn aan welke klanten. Door de bezetting ook onderling in de app te regulieren, denk aan diensten ruilen, blijft het rooster efficiënt opgebouwd.

rooster maken

Kennis delen

Kennis overzicht

In de personeelsplanning software zijn notitievelden toegevoegd. Hierin wordt kennis gedeeld met collega’s. Bijvoorbeeld over de uit te voeren taak. Deel ervaringen en tips over klanten, werkwijzen of processen. Deze velden zijn ook ideaal voor feedback en ervaringsuitwisselingen.

Ook wordt werkoverdracht inzichtelijk gemaakt, ideaal bij een wisselden planning. Creativiteit, resultaten en vernieuwing onder het personeel blijft aangemoedigd. Stimuleer het personeel zo om optimaal te presteren. Geef zelfs complimenten aan collega’s onderling en werk met gedreven personeel. Zo is de medewerker op de hoogte van de alle informatie rond de taken gekoppeld aan de dienst.

Sociaal-collegiaal

Het sociale gedeelte van de Symagic planning software is onderscheidend. Personeelsplanning in de vorm van software ondersteunt het personeel om elkaar te helpen om geplande werkzaamheden goed uit te voeren. Werk en communicatie staan op één centrale plek. Geen losse heen-en-weer mails, telefoontjes of WhatsApp, maar collega’s in overleg waar de roostermaker de wijzigingen kan keuren.

Het geeft een efficiënte manier van contact die iedereen binnen de organisatie in kennis stelt. Dit houdt in dat de medewerkers niet alleen onderling kunnen communiceren over werk gerelateerde zaken, maar ook op de hoogte gehouden kunnen worden van leuke activiteiten als verjaardagen en jubilea. Ook dit verhoogt de werksfeer.

rooster maken

Op zoek naar efficiënte personeelsplanning?

De workforce management-software van Symagic biedt de voordelen van bovenstaande mogelijkheden. Hiermee kunt u op de meest efficiënte manier met maximale medewerkerstevredenheid de personeelsplanning rondkrijgen. Onze software faciliteert een betrouwbare online planning. Bent u opzoek naar een passende personeelsplanning tool om de perfecte roosterplanning te creëren? Symagic helpt u graag verder de verschillende functies en modules samen te stellen tot een gewenst pakket afgesteld op uw bedrijf.

Yokogawa
Christal
Rabobank
Leaseplan
Clini Clowns

Nog veel meer mogelijkheden leren kennen

Weten wat een efficiënte personeelsplanning voor uw organisatie kan betekenen?