Een goede planning maken begint met Symagic

Hoeveel tijd ben jij kwijt aan het maken van een planning voor je personeel? En hoeveel tijd met het bijwerken en bijhouden ervan?

Niet alle wijzigingen kun je zo ver van tevoren zien aankomen dat je je er goed op kunt voorbereiden. Toch wil je je planning snel en effectief kunnen aanpassen om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes blijft lopen.

De software van Symagic maakt het plannen van je personeel makkelijker en efficiƫnter.

Deze organisaties gingen je voor:

Voordelen van plannen met Symagic

1. Je bespaart tijd en kosten

De WFM-software van Symagic ontzorgt en ondersteunt je organisatie in het vormgeven en onderhouden van je planningsproces. Doordat je het optimale aantal werknemers inplant, kunnen zij hun werk efficiƫnt en op een kwalitatieve manier uitvoeren.

Zo voorkom je verspilling van tijd, geld en energie in het organiseren van je personeelsplanning en kun je je richten op primaire bedrijfsprocessen.

3. Je hebt altijd een up-to-date overzicht

Met Symagic heb je altijd een actueel inzicht in je planningsproces. Doordat de software automatisch rekening houdt met contracturen, beschikbaarheid en kwalificaties van je medewerkers, voorkom je fouten in het planningsproces. Je bent altijd op de hoogte van eventuele afwijkingen en kunt direct bijsturen waar nodig.

Zo blijft je planning altijd up-to-date en flexibel, wat zorgt voor een efficiƫnte werkomgeving.

Zo voorkom je verspilling van tijd, geld en energie in het organiseren van je personeelsplanning en kun je je richten op primaire bedrijfsprocessen.

2. Je medewerkers zijn meer betrokken

Symagic is sociale plansoftware en dient als centraal punt waar je medewerkers hun beschikbaarheid kunnen doorgeven, diensten kunnen ruilen of overnemen en kennis kunnen delen. Je werknemers hebben 24/7 inzicht in hun eigen online planning via de app en het online platform.

Zo bevorder je het werkplezier en de productiviteit onder je werknemers, zonder dat hier extra inspanningen voor nodig zijn.

Jouw persoonlijke online demo

Vraag nu een online demo aan en krijg te zien wat Symagic voor uw organisatie kan betekenen

Waarom een goede planning maken belangrijk is

“Een doel zonder plan is niet meer dan een wens”, aldus de Franse schrijver Antoine de Saint Exupery. Dit geldt ook voor het runnen van je bedrijf.

Zonder een goede planning kun je niet effectief werken en behaal je niet de gewenste doelen. Een goed doordachte planning zorgt voor rust, overzicht en structuur binnen je organisatie. Daarnaast helpt het bij het optimaliseren van werkprocessen en verhoogt het de productiviteit van je medewerkers.

Dit moet vanaf stap ƩƩn al in orde zijn, want de planning heeft betrekking op het proces om tot een plan te komen, op het plan zelf en op de juiste en tijdige uitvoering van het plan. Hiervoor hebben planners en managers software nodig die dit proces van plannen zo efficiƫnt en kosten- en tijdbesparend mogelijk realiseert.

De planningsoftware van Symagic ondersteunt je hierin. Het biedt namelijk inzicht in alle aspecten die belangrijk zijn bij het maken van een planning, zoals beschikbaarheid, capaciteit en vaardigheden van je medewerkers. Met enkele basisprincipes van een planning maken kun je op een eenvoudige manier al snel veel bereiken.

Zo kun je met Symagic een planning maken die optimaal aansluit op de behoeften van je bedrijf Ć©n je personeel.

ā€œDe allergrootste winst met Symagic is de autonomie. Onze collegaā€™s kunnen zelfstandig hun rooster inzien en het systeem kan ook gebruikt worden met spraak- of zoomsoftware. Ook heeft het heel veel opgeleverd in de zin van tijd, omdat het veel minder foutgevoelig is.ā€

Esther van Bussel, manager Publiek bij MuZIEum

Goed plannen doe je met Symagic

Met de online planningsoftware van Symagic heb je een keur aan verschillende functionaliteiten tot je beschikking. Je kunt zelf kiezen welke hiervan je wilt gebruiken, zodat je de planningstool helemaal kunt laten aansluiten op jouw specifieke bedrijfssituatie. Zo helpt onze software jou de balans te vinden tussen de wensen van je medewerkers, effectief werken en voldoen aan de verwachtingen van je klanten.

Een greep uit de mogelijkheden:

Maak je planning inzichtelijk met het visuele planbord. Hier vind je alle geplande diensten, projecten en activiteiten terug.

Met het overzichtelijke planbord kun je gemakkelijk en snel de planning wijzigen. Je ziet precies welke medewerkers nog niet gepland staan en of verlof hierin een rol speelt. Dat scheelt een hoop e-mails en telefoontjes.

Of je nou een helikopter-view overzicht nodig hebt van de geplande activiteiten of juist wilt inzoomen op specifieke informatie, het visuele planbord houdt alle details voor je bij de hand.

Vanuit het planbord kun je gemakkelijk een week of de dag zelf nauwkeuriger bekijken en specifieke informatie raadplegen over kleine en grote projecten.

Forecasting biedt ook een voorspelling per kwartier van een dag, zodat je van tevoren kunt zien of de gewenste servicelevels worden gehaald.

Je kunt de verwachte servicelevels per uur van de dag bekijken of op langere termijn voor elke dag in de maand of het kwartaal. Ook kun je gemakkelijk extra capaciteit inplannen of overbezetting naar onderbezetting verplaatsen, want je ziet meteen de effecten op de servicelevels.

Zo kun je de gewenste servicelevels optimaal borgen en houd je je klanten beter tevreden.

Maak jouw planproces eenvoudiger met Autoplan. Je genereert in een handomdraai een planning die voldoet aan al jouw eisen en focust op de kernwaarden van je organisatie.

Autoplan houdt ook rekening met de forecast, de (wisselende) beschikbaarheid van je personeel en hun contracturen, vaardigheden en bevoegdheden. Zelfs het inplannen van pauzes gebeurt automatisch.

Zo benut je de capaciteit optimaal en realiseer je een hogere medewerkers- Ć©n klanttevredenheid.

Met Autoplan kun je op vijf verschillende assen sturen:

  • Medewerkerstevredenheid
  • Kwaliteit
  • Klanttevredenheid
  • KostenefficiĆ«ntie
  • Productiviteit

Natuurlijk kun je ook kiezen voor een maximaal, gebalanceerd resultaat.

Veranderen de prioriteiten? Geen zorgen, want als planningsverantwoordelijke blijf je in controle en kan je bijsturen waar nodig of wenselijk.

Houd rekening met de wensen van je medewerkers zonder dat dit ten koste gaat van je planning dankzij Zelfroosteren.

Met Zelfroosteren kunnen je werknemers grotendeels . Je stelt van tevoren het schema voor de werktijden en de bezettingsbehoefte vast en vervolgens geeft je personeel hun beschikbaarheid op. De planner of de plansoftware vult daarop het rooster in. Zijn er onverhoopt gaten in de planning? Dan kunnen je werknemers dit in onderling overleg opvullen, eventueel met hulp van je planner.

Zo bevorder je de autonomie, betrokkenheid en daarmee ook de motivatie van je medewerkers.

Zelfroosteren geeft je werknemers meer invloed op hun eigen werktijden. Daardoor kunnen ze hun werk- en privĆ©leven beter op elkaar af te stemmen ā€” en dat draagt weer bij aan een hogere productiviteit, minder stress en minder ziekteverzuim. Win-win voor jouw medewerkers en voor jouw organisatie dus.

Daarnaast maakt dergelijke autonomie over je eigen agenda jou als werkgever ook interessant voor werkzoekenden. Zelfroosteren is zo een onderscheidende arbeidsvoorwaarde wanneer jouw organisatie aantrekkelijk werkgeverschap nastreeft.

Bespaar je planner tijd in het ruilen of overdragen van diensten met Diensten ruilen. Deze functionaliteit legt deze verantwoordelijkheid bij je medewerkers en ontziet je planningsverantwoordelijke zo in een proces dat normaal gesproken erg tijdrovend is.

Met Diensten ruilen kan je personeel zelf rechtstreeks een dienst ruilen of overdragen aan een collega, zonder tussenkomst van je planner. De software beoordeelt namelijk de aanvraag en controleert of de beoogde collega ook werkelijk beschikbaar is en of deze ook de juiste bevoegdheden heeft om de dienst en de bijbehorende taken over te mogen nemen.

Zo kunnen je medewerkers hun eigen rooster beheren zonder tussenkomst van je planners.

Heb je (extra) diensten open staan? Dan stel je die gemakkelijk beschikbaar aan je werknemers via de Marktplaats. Iedereen die nog niet gepland staat en wel over de juiste bevoegd- en vaardigheden beschikt kan deze dienst eenvoudig oppakken.

Zodra dit gebeurt, zie je dit onmiddellijk terug op het planbord. Zo kun je snel schakelen en weet je zeker dat de diensten altijd worden ingevuld door beschikbare, gekwalificeerde medewerkers.

Krijg accurate voorspellingen van je capaciteitsbehoefte met Forecasting. Door onze plansoftware te koppelen met de data van bijvoorbeeld je klantcontactcenter weet je precies hoeveel medewerkers je op elk moment van de dag nodig hebt.

Forecasting geeft je inzicht in de voorspelde hoeveelheid werk. Een klantcontactcenter kan hiermee bijvoorbeeld het aantal calls voorspellen, op korte en lange termijn. Je kunt de calls per uur van de dag bekijken en je zo bewust worden van de piek- en dalmomenten in de week. Daarnaast voorspelt Forecasting de gemiddelde afhandeltijd (AHT) per call op kwartier-, uur- en dagniveau. Op langere termijn krijg je een beeld van de piekmomenten van de maand of het kwartaal, zodat je weet wanneer er extra capaciteit nodig is.

Zo zorg je ervoor dat je altijd een accurate planning hebt en je jouw personeelscapaciteit efficiƫnt benut.

We hebben voor verschillende branches een pasklare oplossing ontwikkeld

Veelgestelde vragen over een planning maken

Voor een goede planning combineer je de beschikbaarheid en vaardigheden van je medewerkers met de werkbehoeften en operationele eisen van je organisatie. Hierin houd je rekening met de persoonlijke voorkeuren en werk-privƩbalans van je medewerkers, terwijl je tegelijkertijd de productiviteit en efficiƫntie van je bedrijf maximaliseert.

Een zorgvuldig opgestelde planning kan ook bijdragen aan een betere teamdynamiek en een hogere medewerkerstevredenheid.

Voor het maken van een goede planning houd je rekening met de volgende criteria:

  • Evenwichtige werkbelasting
  • Voldoende dekking voor alle diensten
  • De medewerkerstevredenheid
  • Wettelijke voorschriften
  • EfficiĆ«nt gebruik van personele middelen

Daarnaast is het belangrijk dat je planning flexibiliteit biedt voor onvoorziene omstandigheden en dat het transparant en eerlijk is voor alle medewerkers.

Bij het maken van een planning moet je niet alleen letten op de beschikbaarheid van je medewerkers, maar ook hun vaardigheden, contractuele verplichtingen, wettelijke regels zoals rusttijden en de operationele eisen van je organisatie. Bovendien is het belangrijk dat je rekening houdt met eventuele vakanties, ziektedagen en persoonlijke voorkeuren van de medewerkers.

Een goed doordachte planning kan op deze manier niet alleen de efficiƫntie en productiviteit verhogen, maar ook bijdragen aan een betere werktevredenheid en een lager ziekteverzuim.

Een planning is goed als je de beschikbare werktijd en taken zo evenwichtig mogelijk verdeeld onder jouw medewerkers en je hierin rekening kan houden met hun competenties en beschikbaarheid.

Dit zorgt ervoor dat iedereen optimaal zijn of haar talenten kan inzetten en dat de workflow soepel verloopt. Bovendien helpt een gedetailleerde planning je bij het identificeren van mogelijke knelpunten en het tijdig oplossen van problemen.

Of een maandplanning beter bij je organisatie past dan een weekplanning of andersom hangt af van een aantal verschillende aspecten. Denk bijvoorbeeld aan:

  • De grootte van je organisatie
  • De soort werkzaamheden
  • De voorkeuren van je medewerkers
  • De vaardigheden van je medewerkers
  • De beschikbaarheid van je medewerkers

Wanneer je personeelsbestand uit een groot aantal parttimers of tijdelijke krachten bestaat, kun je vaak beter uit de voeten met een weekplanning. De kans dat je vaak aanpassingen aan je planning zult moeten doen is namelijk zeer aanwezig. Daarnaast kun je met weekplanningen ook medewerkers die flexibiliteit belangrijk vinden beter bedienen, want zij vinden het fijn om de mogelijkheid te hebben om hun rooster op korte termijn aan te passen.

Wanneer je personeelsbezetting een stuk stabieler is, bijvoorbeeld omdat je vooral fulltimers in dienst hebt of omdat de werkpatronen bij jouw organisatie in zeer grote mate voorspelbaar zijn, kun je waarschijnlijk prima volstaan met een maandplanning. Een maandplanning nodigt ook minder uit tot het tussentijds schuiven met diensten.

Voordat je een keuze voor het type planning maakt, is het daarom belangrijk om te bepalen wat voor jouw organisatie en medewerkers het beste werkt. Zo ontdek je vanzelf welke planning het meest geschikt is voor jouw bedrijf.

De eerste stap is achterhalen waarom jouw collega zijn taken niet binnen de beschikbare tijd afkrijgt. Is de to-do-lijst te lang of heeft hij moeite met de werkzaamheden zelf? Of misschien heeft men geen realistisch beeld van hoeveel tijd bepaalde taken in werkelijkheid kosten en zijn daarom de deadlines te krap bepaald.

Neem daarbij alle taken van je collega onder de loep. Welke taken neemt hij allemaal voor zijn rekening en passen deze redelijkerwijs wel bij zijn taakomschrijving? Misschien dat je collega uit bereidwilligheid of noodgedwongenheid allerlei andere taken op zich heeft genomen om een ander te ontlasten en is hij nu zelf in de knel gekomen.

Heb je de achterliggende oorzaak gevonden? Dan is de volgende stap hierover in gesprek gaan en zo samen tot een structurele oplossing komen. Daarbij is het belangrijk om open te staan voor feedback van je collega over de planning. Misschien heeft hij suggesties voor verbeteringen of kan hij aangeven wat er anders moet om de taken binnen de beschikbare tijd af te krijgen.

Soms kan het helpen om de takenlijst anders te organiseren en kijk hierbij ook naar de werkverdeling binnen het team. Deel grote taken op in kleinere taken, bijvoorbeeld, verdeel de takenlijst naar expertise en vaardigheden opnieuw over team, of plan meer doorlooptijd in voor bepaalde opdrachten en projecten. Op deze manier kun je samen de balans vinden tussen een realistische planning en productief werken en voorkom je dat je collega een volgende keer weer in tijdnood komt.

Zijn het tijdelijke, persoonlijke omstandigheden waardoor je collega in tijdnood komt? Overleg dan met het team of zij dat deze periode kunnen ondervangen. Zo niet, overweeg dan om tijdelijk extra personeel in te schakelen zodat de werkdruk eerlijk verdeeld wordt en iedereen zijn of haar taken binnen de beschikbare tijd kan uitvoeren. Het is natuurlijk wel belangrijk dat het werk gewoon doorgaat, maar niet dat het onnodig stress oplevert voor het team.

Over het geheel beschouwd is het belangrijk om open en eerlijk met elkaar te communiceren, zodat je eventuele problemen of knelpunten vroegtijdig kunt signaleren en aanpakken, nog voordat ze uitgroeien tot grotere ontevredenheid of inefficiƫntie. Een goede planning blijft immers een dynamisch proces waarin regelmatig bijsturing nodig is voor het beste resultaat.

Vraag jouw online demo aan

  • Zie hoe de software met uw vraagstuk om kan gaan
  • Ervaar het gebruikersgemak van de software
  • Maak kennis met onze ervaring om planningsuitdagingen op te lossen
  • Hoor hoe wij vergelijkbare vraagstukken bij andere organisaties hebben opgelost

De demo zal live worden gegeven via MS Teams door onze consultant Tjark Mulder. Tjark heeft meer dan 10 jaar ervaring met Workforce Management/ Plannings oplossingen.

Na het indienen van dit formulier wordt u binnen 24 uur gebeld om een datum en tijdstip te plannen voor de demo.

Deze organisaties ervaren al dagelijks het gemak van Symagic