Wat is een strategische personeelsplanning?
Een strategische personeelsplanning (SPP) gaat om het beleid rondom de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. Het gaat niet per se alleen om het inplannen van medewerkers, maar om het anticiperen op de toekomst. Zo zorg je er als organisatie voor dat je ook dan een optimale personele bezetting hebt qua omvang en kwaliteit.
Je hebt als bedrijf te maken met interne zaken, zoals nieuwe doelen, bezuinigingen en medewerkers die met pensioen gaan. Daarnaast heb je te maken met allerlei verschillende medewerkers, met andere kwaliteiten en leerpunten.
Ook heb je te maken met ontwikkelen buiten je organisatie. Je werkt samen met partners, moet je aanpassen als er nieuwe wetten zijn en je moet omgaan met tegenslagen of plotselinge veranderingen, zoals het coronavirus.
Een strategische planning zorgt ervoor dat je een plan maakt dat anticipeert op de toekomst. Zo’n preventief beleid vraagt om een kritische blik naar de omgeving van je bedrijf en naar je personeel. Met de volgende vijf stappen wordt het maken van een strategische personeelsplanning een stuk makkelijker.
In vijf stappen naar een strategische personeelsplanning
1. Interne en externe ontwikkelingen in kaart brengen
Kijk eerst naar de ontwikkelingen binnen je bedrijf. Wat is je visie en waar wil je heen? Zijn er nieuwe mogelijkheden die je als bedrijf wil benutten en wat is daarvoor je budget? Wil je nieuwe markten betreden of houd je liever de huidige koers aan? Kijk ook naar externe ontwikkelingen. Wat gebeurt er op de markt en wat doen concurrenten? Moet jouw organisatie daar ook iets mee?
2. Kenmerken van je personeel in kaart brengen
Kijk daarna kritisch naar je personeel. Wat voor personeel heb je? Waar liggen hun kwaliteiten, hun leerpunten en mogelijke ontwikkelingen? Misschien zijn sommige medewerkers wel toe aan een nieuwe stap binnen de organisatie. Kijk ook naar hun leeftijd, geslacht, kosten en verwachte diensttijd voor jouw bedrijf. Hoe zit het met de in-, door- en uitstroom van je personeel?
3. Het vaststellen van toekomstscenario’s
Op basis van stap één en twee kan je nu een toekomstscenario maken. Kijk naar waar je bedrijf heen gaat en wat je aan personeel meeneemt. Zo kan je een inschatting maken van wat je in de toekomst nodig denkt te hebben, en wat je daadwerkelijk denkt te hebben.
4. Analyse van de gap tussen gewenste en verwachte personeelsbezetting
Op basis van het vastgestelde toekomstscenario, ontstaat er een gap tussen de gewenste en de verwachte personeelsbezetting.
5. Plan van aanpak om de gaps te overbruggen
Ten slotte kan je bezig met een plan van aanpak om deze gaps te overbruggen. Maak een actieplan om te zorgen dat je personeelsbezetting te allen tijde voldoende is. Deze laatste stap draait om het preventie karakter van een strategische personeelsplanning.
→ Bekijk ook: download het gratis workforce management whitepaper
Het resultaat van een strategische personeelsplanning
Door het maken van een strategische personeelsplanning zorg je ervoor dat je medewerkers op de juiste tijd op de juiste plek in je bedrijf zijn. Je kunt op tijd vacatures uitzetten, gesprekken plannen en medewerkers inzetten om je doelen voor de toekomst te behalen. Dit scheelt stress om de personeelsplanning op korte termijn en lange termijn, doordat je weet wat je in huis hebt en wat je in huis wil halen.
Symagic planningssoftware
De planningssoftware van Symagic maakt het voor bedrijven nog makkelijker om te anticiperen op de toekomst als het gaat om personeelsbezetting. Het biedt ondersteuning om vraag en aanbod met elkaar te laten matchen. Zo kun je efficiënt en zonder moeite een planning maken. Benieuwd wat Symagic voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem gerust contact op!
