Drie belangrijke factoren bij het maken van een online planning
De manier van werken is in veel organisaties en bedrijven aan het veranderen. Vooral flexibel werken staat in die verandering voorop. Waar 9 tot 5-banen lang de standaard waren, kunnen werknemers steeds vaker zelf bepalen waar en wanneer ze werken middels een online planning.
Daarin is het natuurlijk wel belangrijk dat er gecommuniceerd wordt. Het is nog steeds van belang om te weten wanneer iemand werkt en wat diegene doet. Een planning zal daarom niet zomaar uit het werkleven verdwijnen. Sterker nog: een goede planning wordt met het flexibele werken juist nog belangrijker.
Om in te spelen op flexibel werken, gaan veel bedrijven aan de slag met een online planning: een planning waar werknemers vanaf verschillende plekken bij kunnen om hun rooster in te zien. Dat biedt verschillende voordelen, maar er zijn ook factoren waarop moet worden gelet.
De voordelen van een online planning
Een online planning zorgt er ten eerste voor dat er één centrale plek is waar werknemers hun rooster kunnen raadplegen. Die plek is online, waardoor werknemers niet per sé op locatie hoeven zijn om dat rooster in te zien. Ze kunnen hun laptop, computer of telefoon gebruiken.
Dat zorgt er ook voor dat het rooster altijd actueel is. Als iemand de planning op de centrale plek aanpast, zal dat bij iedereen wijzigen, en dus niet bij alleen de betreffende werknemer. Werknemers kunnen er dus altijd op vertrouwen dat ze het juiste rooster zien. En niet alleen het rooster voor zichzelf, maar ook voor collega’s. Zo kunnen ze eventueel ook makkelijk ruilen, mocht het een keer niet uitkomen.
Een derde voordeel is het feit dat een online planning rekening kan houden met de wensen van werknemers. Ze kunnen bijvoorbeeld doorgeven wanneer ze het liefst wel of niet zouden willen werken of wanneer ze met verlof zijn.
Naast deze voordelen kan een online planning ook nog extra mogelijkheden bieden. Zo kunnen werknemers bijvoorbeeld eventueel hun urenadministratie bijhouden aan de hand van de online planning, ze kunnen chatten met een bepaald team, of ze kunnen in de planning inzoomen op taken, waardoor zichtbaar wordt wat de taak inhoudt en wie die uitvoert.
Drie belangrijke factoren bij het maken van een online planning
Maar naast deze voordelen, zijn er ook factoren waar rekening mee gehouden moet worden:
1. Er moet een applicatie of programma beschikbaar zijn
Een online planning moet voor gemak zorgen, en het flexibele werken ondersteunen. Daarvoor is het niet alleen van belang dat werknemers er vanaf verschillende plekken bij kunnen, maar ook dat het makkelijk en snel te bedienen is.
Het is onhandig als werknemers op hun telefoon eerst naar een browser moeten gaan, vervolgens naar een bepaalde site om vervolgens nog te moeten inloggen voor ze het rooster kunnen raadplegen. Een app is daarom een belangrijke factor. Dat biedt gemak en snelheid. Op die manier kan een online planning de werknemers maximaal ondersteunen.
2. Werknemers moeten een seintje krijgen als de planning is veranderd
Als een rooster niet online staat, en er verandert iets, dan moet de roostermaker dat doorgeven aan alle werknemers. Het is immers wel van belang dat iedereen de juiste planning heeft. Met een online planning kan een wijziging automatisch worden doorgevoerd. Dat scheelt de planner een hoop tijd.
Maar stel, er loopt een project uit of er is een dienst gewisseld, dan is het wel van belang dat werknemers weten dat er iets is gewijzigd in de planning. Daarom moet er wel iets van een melding worden ingesteld voor als er iets wijzigt. Dat kan bijvoorbeeld een automatisch mailtje zijn, of een melding op de telefoon. Zo blijft iedereen op de hoogte zonder dat de planner dat aan iedereen hoeft te melden.
3. Voor een geautomatiseerde planning moeten de juiste competenties worden doorgegeven
Voor nog meer gemak omtrent het maken van de planning, kan er ook worden gewerkt met een geautomatiseerde planning. De software maakt dan automatisch een planning op basis van ingevoerde kennis over beschikbaarheid en competenties van de werknemers.
Zo hoeft de roostermaker de planning alleen nog maar te checken. Het is hiervoor van belang dat het invoeren van de beschikbaarheid en competenties van werknemers nauwkeurig gebeurt. Hoe beter er is ingevoerd welke werknemer geschikt is voor welke taken, en wanneer iedereen beschikbaar is, hoe beter de planning kan worden gegenereerd. Mocht er iemand dan toch onverhoopt niet kunnen, dan kan er ook makkelijk een vervanger worden gezocht.
Planning software van Symagic
Symagic biedt software voor het maken van een online planning. Met de workforce management-software kan er op de meest efficiënte manier gepland worden. Het biedt alle bovenstaande voordelen, en houdt rekening met de factoren die nodig zijn voor het aanbieden van een betrouwbare online planning.
Daarnaast kunt u de functies zelf samenstellen, waardoor de software kan worden afgesteld op uw organisatie. Zo kunt u wel of niet geautomatiseerd plannen en kunt u gebruik maken van een eenvoudige agenda app.
Meer weten over de workforce management-software van Symagic, en over de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem gerust contact met ons op. Wij vertellen u graag meer over de mogelijkheden.
