Iedereen kent Microsoft Excel. Deze software wordt voor van alles en nog wat gebruikt, zoals het bijhouden van financiële gegevens, het maken van grafieken en zelfs voor het plannen van diensten en projecten.
Maar is Excel nog wel de beste keuze als het gaat om personeelsplanning voor je bedrijf? Wellicht ben je ooit eens begonnen met Excel en is dit nog afdoende. Maar misschien ben je ook wel benieuwd naar alternatieven die beter aansluiten bij de behoeften en ambities van je bedrijf.
In deze blog kijken we naar verschillende factoren waarmee je rekening kunt houden bij het kiezen van een personeelsplanningssysteem voor jouw organisatie en zetten we uiteen hoe Excel en gespecialiseerde software voor personeelsplanning zich tot elkaar verhouden op belangrijke aspecten zoals gebruiksvriendelijkheid, schaalbaarheid en kosten.
Wat moet je planningssoftware kunnen?
Voordat je kunt bepalen welke manier van plannen het beste bij je organisatie past, is het belangrijk om te weten welke functionaliteiten je precies nodig hebt. Niet elke tool heeft namelijk dezelfde mogelijkheden en het is zonde als je betaalt voor features die je uiteindelijk niet gebruikt.
De functionaliteiten
In de meeste gevallen doe je meer met planningssoftware dan alleen simpelweg roosters maken. Daarom is het goed om te beginnen met een lijstje van de belangrijkste zaken die je met behulp van jouw planningssoftware moet kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het maken van verschillende soorten planningen, zoals dag-, week-, maand-, diensten- of projectplanning
- Het toevoegen en verwijderen van en filteren op werknemers
- Het toewijzen van diensten en taken op basis van beschikbaarheid en competenties
- Het inzichtelijk maken van beschikbaarheid en afwezigheid (verlof en verzuim, bijvoorbeeld door ziekte)
- Het koppelen met andere systemen, zoals HR- en salarisadministratie
- Mogelijkheden voor automatische herinneringen en notificaties
- Real-time updates
- Toegankelijkheid vanaf verschillende locaties
- Toegankelijk vanaf verschillende apparaten, zoals smartphone, tablet en laptop
- Maken van een forecast en capaciteitsbehoefte van het werkaanbod
- Geautomatiseerd planningen genereren op basis van afgesproken regels
- Het doorlopend kunnen meten van diverse KPI’s zoals verloop- en ziektepercentages, benutting van contracturen, medewerkerstevredenheid en werkdruk
Dit overzicht geeft je houvast bij het vergelijken van verschillende planningssoftware en helpt je om te bepalen wat voor jouw bedrijf essentieel is.
De gebruikers
Om deze eisen, behoeften en wensen in kaart te kunnen brengen is het belangrijk dat je de verschillende belanghebbenden binnen je organisatie hierbij betrekt. Zo zorg je ervoor dat je een compleet beeld krijgt van wat er nodig is op het gebied van personeelsplanning en de bijbehorende tooling.
Heb je een WFM-afdeling? Dan is dat vanzelfsprekend je startpunt. Voeg hier HR aan toe voor input over personeelsbehoefte en -beheer en ook IT voor input over technische ondersteuning en compatibiliteit met het huidige en toekomstige applicatielandschap zoals andere bedrijfsapplicaties.
Tot slot is het ook verstandig om ‘gewone’ collega’s aan te haken, zodat je zeker bent dat het systeem gebruiksvriendelijk is en aansluit op de dagelijkse praktijk.
De visie van jouw bedrijf
Daarnaast is het ook goed om te kijken naar de toekomstplannen van je organisatie, want de keuze voor een planningssysteem moet wel in lijn liggen met de langetermijnstrategie van je organisatie.
Wil je bijvoorbeeld groeien, meer projectmatig gaan werken of juist meer flexibiliteit bieden aan medewerkers? Dan wil je dat jouw planning tool hierop aansluit en meegroeit met de ontwikkelingen binnen je bedrijf.
Welke onderscheidende factoren zijn belangrijk?
Wanneer je alle koppen bij elkaar hebt gestoken en een duidelijk beeld hebt van wat je planning tool moet kunnen, is het tijd voor de volgende stap: het vergelijken van de verschillende opties op de markt.
Om een effectieve vergelijking te kunnen maken tussen alle mogelijkheden is het belangrijk dat je weet welke onderscheidende factoren voor jouw organisatie van belang zijn. Hierbij kun je denken aan zaken als:
- Gebruiksvriendelijkheid
- Integratiemogelijkheden met andere systemen
- Schaalbaarheid
- Ondersteuning en service
- Kosten
We zetten deze vijf voorbeelden hieronder voor je uiteen:
Gebruiksvriendelijkheid
Een goede planning tool moet voor iedereen gemakkelijk in gebruik zijn, niet alleen voor planners en managers, maar voor alle werknemers . Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat iedereen efficiënt kan werken.
Hoewel Excel veel gebruikt wordt voor personeelsplanning, is de interface niet hiervoor ontworpen. Hierdoor ontbreken specifieke functionaliteiten die juist vaak wenselijk zijn bij personeelsplanning. Denk bijvoorbeeld aan het in één overzicht tonen van de (on)beschikbaarheid, voorkeuren en verlofaanvragen van medewerkers en hoe dit zich verhoudt tot de capaciteitsbehoefte van de organisatie of afdeling.
Ook zijn notificaties bij aanpassingen in het rooster en selfservicemogelijkheden voor medewerkers van toegevoegde waarde. Bovendien is het handmatig (en dubbel) invoeren en bijwerken van gegevens bijzonder tijdrovend en foutgevoelig, wat kan leiden tot inconsistenties, verwarring en discussies die allemaal gepaard gaan met extra kosten.
Daarnaast moeten medewerkers goed bekend zijn met de geavanceerdere functies en formules van Excel om deze effectief te kunnen gebruiken. Het opzetten van een goed werkende Excel-planning kan daardoor erg tijdrovend zijn en kent vaak een behoorlijke leercurve. Dit maakt dat een planning in Excel vaak slecht of zelfs helemaal niet overdraagbaar is. Hiermee komt de bedrijfscontinuïteit in het geding op het moment dat de medewerker die alles van de Excel-planning afweet uit dienst gaat, met vakantie is, of plotseling ziek is geworden.
Daarentegen biedt speciaal ontwikkelde software vele voordelen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. Deze tools zijn ontworpen met de gebruiker in gedachten en kennen intuïtieve interfaces en geautomatiseerde functies die het plannen eenvoudiger en minder foutgevoelig maken. Vaak zijn ze voorzien van drag-and-drop functionaliteiten en duidelijke overzichten, waardoor je aanpassingen eenvoudig kunt doorvoeren.
Integratiemogelijkheden met andere systemen
Het ideale planningssysteem wisselt informatie uit met andere bedrijfssystemen, zoals HR- en salarisadministratie, zodat je workflow efficiënt is en je dubbele werkzaamheden voorkomt.
In Excel is dit niet mogelijk, tenzij je zelf complexe koppelingen en formules maakt. Dit vergt veel tijd en technische kennis en is daarom vaak geen realistische optie voor kleinere organisaties met beperkte resources. Voor grotere organisatie daarentegen is het vaak juist nodig om verschillende systemen te koppelen, wat met Excel niet zomaar mogelijk is.
Planningssoftware biedt juist vaak al standaard integratiemogelijkheden met andere systemen. Zo kunnen gegevens automatisch uitgewisseld worden en is je informatie altijd up-to-date, zonder daarvoor dubbel werk te hoeven doen. Dit alles zorgt ervoor dat zelfs medewerkers met beperkte technische vaardigheden de planningssystemen al snel effectief kunnen gebruiken, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid ten goede komt.
Schaalbaarheid
Hoe goed kan je planningssysteem meegroeien met je organisatie? Wanneer je bedrijf groeit, wil je dat je planning tool mee kan groeien en niet beperkt wordt door bijvoorbeeld het aantal gebruikers of functionaliteiten.
Excel kent hierin veel beperkingen. Zo is er een maximum aan het aantal rijen en kolommen en kunnen er problemen ontstaan wanneer meerdere mensen tegelijkertijd in één bestand of werkblad werken. Ook is voor het toevoegen of wijzigen van gegevens aan het document veel handmatig werk vereist. Bovendien is er geen centrale opslagplaats voor informatie, waardoor de kans op inconsistenties en fouten toeneemt naarmate je planning groter wordt.
Planningssoftware daarentegen is vaak schaalbaar en kan met gemak opgeschaald worden naarmate je organisatie groeit. Hierdoor hoef je niet over te stappen naar andere tools wanneer je bedrijf uitbreidt, wat tijd en kosten bespaart. Ook is de informatie altijd centraal opgeslagen en zijn er geautomatiseerde functies die het bijhouden van veranderingen eenvoudig maken.
Ondersteuning en service
Wat als je ergens vastloopt of vragen hebt over het gebruik van je planningssysteem? Dan wil je natuurlijk snel geholpen worden door deskundige ondersteuning.
Bij Excel ben je aangewezen op online tutorials en forums, wat veel tijd kan kosten om goed uit te zoeken. Daarnaast biedt Microsoft geen directe ondersteuning voor individuele gebruikers.
Planningssoftware daarentegen wordt vaak geleverd met een supportteam dat klaar staat om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Dit kan zorgen voor een snellere en efficiëntere oplossing van eventuele problemen, waardoor je planning soepel blijft lopen.
Kosten
Tot slot is het uiteraard belangrijk om rekening te houden met de kosten van een planningssysteem.
Excel lijkt op het eerste gezicht misschien gratis, maar er komen vaak wel kosten kijken bij het gebruik ervan. Denk hierbij aan het onderhouden van de werking van het Excel-bestand, licenties voor meerdere gebruikers, eventuele externe koppelingen, handmatige imports en exports, herstellen van fouten en de tijd die het kost om effectief te leren werken met Excel voor planningsdoeleinden.
Planningssoftware heeft vaak een vast maandelijks of jaarlijks abonnementstarief, wat op lange termijn voordeliger kan zijn dan de kosten voor het gebruik van Excel. Bovendien betaal je voor de volledige functionaliteit en ondersteuning die hierbij geleverd wordt, waardoor je efficiënter kunt werken en kosten bespaart op andere gebieden.
Een planning maken in Excel of toch kiezen voor gespecialiseerde software?
Doorgaan met je planning maken in Excel of is het verstandiger om op zoek te gaan naar een alternatief? Dit hangt af van de grootte en behoeften van je organisatie, maar het is zeker de moeite waard om te onderzoeken welke mogelijkheden gespecialiseerde planningssoftware biedt voor jouw specifieke situatie.
Dus voordat je opnieuw vastloopt in ingewikkelde Excel-formules of geconfronteerd wordt met inconsistenties in je planning, overweeg dan om over te stappen naar gespecialiseerde planningssoftware. Hierdoor kan je niet alleen efficiënter werken, maar ook meer tijd en geld besparen op de lange termijn. Kies voor een planningssysteem dat past bij jouw organisatie en maak het plannen minder tijdrovend en foutgevoelig!
