Het maken van een planning is voor elk bedrijf nodig. En nu veel mensen vanuit huis of vanaf andere locaties werken, is het extra belangrijk om goed te plannen en van elkaars werkzaamheden op de hoogte te zijn. Een goede planning resulteert uiteindelijk in een efficiënte workflow, waarin er soepel kan worden samengewerkt en er genoeg medewerkers op het juiste moment beschikbaar zijn. Ook klanten zullen het effect van een goede planning terugzien in bijvoorbeeld de service, of de relatie met uw bedrijf. Maar welk systeem gebruik je voor het maken van een planning? Excel behoort tot één van de vele mogelijkheden voor het maken van een planning. Maar is het maken van een planning in Excel in het huidige klimaat nog werkbaar?
Is Excel tegenwoordig nog bruikbaar voor een goede personeelsplanning?
Excel is een relatief goedkope optie voor het maken van personeelsplanning. Je kan er taken en medewerkers in opnemen en een uitgebreide planning maken. Daarnaast is het redelijk eenvoudig in gebruik en zijn gegevens makkelijk aan te passen. Veel bedrijven maken dan ook gebruik van de software.
Toch schiet het maken van een planning in Excel voor sommige bedrijven tekort. Er is steeds meer mogelijk met andere software, en daar maken bedrijven graag gebruik van. Voor grote bedrijven is het bijvoorbeeld een vereiste dat de verschillende afdelingen soepel met elkaar kunnen samenwerken. Dan is er software nodig die voor alle afdelingen bruikbaar is, of applicaties die gekoppeld kunnen worden. Verder zien bedrijven het gemak van het automatisch laten opvullen van gaten in de planning, of het bij elkaar plaatsen van de juiste mensen op de juiste taak. Daarvoor is het noodzakelijk om bepaalde competenties aan medewerkers te koppelen.
Met Excel is niet alles mogelijk, omdat bijvoorbeeld niet alle variabelen kunnen worden ingevoerd. Sommige bedrijven missen dat in de software.
Al met al heeft Excel veel voordelen, maar ook nadelen. Of de software voor uw bedrijf en uw wensen bruikbaar is, kunt u het beste zelf inschatten. Wel kan het handig zijn om onderstaande punten mee te nemen bij het vinden van de juiste software voor uw bedrijfsplanning.
Tips voor het kiezen van de juiste planningssoftware
- Stel eisen op
Zet op papier wat u zoekt in een planningssoftware. Kijk hierbij ook naar de visie van uw bedrijf. Hoe kan de software die ondersteunen? Wat moet het systeem kunnen? Hoeveel tijd wil je uiteindelijk aan een planning kwijt zijn? En moet het systeem ook gekoppeld worden aan andere software?
- Budget
Niet onbelangrijk, kijk naar het beschikbare budget. Hoeveel bent u bereid (maandelijks) aan een systeem te besteden?
- Betrek de eindgebruiker
Betrek vooral de eindgebruiker bij de beslissing. Die moeten er namelijk uiteindelijk mee gaan werken. Heeft u een groot bedrijf? Zorg er dan voor dat er verschillende afdelingen bij de keuze betrokken zijn. Zo krijgt u het beste beeld van wat er nodig en gewenst is.
- Gebruiksvriendelijkheid versus mogelijkheden
Vergeet niet om naar de gebruiksvriendelijkheid van de software te kijken. Hou de eisen erbij, en zoek naar een ideale verhouding tussen software die eenvoudig te gebruiken is en de mogelijkheden die u zoekt in de software.
→ Bekijk ook: download het gratis workforce management whitepaper
Het resultaat van goede planningssoftware
De keuze voor een planningssoftware is belangrijk. Een goed systeem kan een hoop voordelen en plezier bieden voor uw organisatie. Door een goede planning kan er ook soepeler worden samengewerkt. Dat zorgt voor een prettige werksfeer, die ook de klant terug zal zien in de service die hij of zij ontvangt.
De software van Symagic
Symagic helpt organisaties al meer dan 15 jaar vooruit met planningssoftware, waarbij we oog hebben voor mensen en medewerkers. Iedere organisatie en iedere situatie verdient namelijk zijn eigen optimale oplossing, of dat nou een compleet nieuw softwarepakket is of een koppeling tussen verschillende applicaties. Bent u benieuwd wat we voor uw situatie zouden kunnen doen? Neem gerust contact met ons op voor de mogelijkheden.
