Voor werkgevers in verschillende branches kan het zowel een oplossing zijn als een knelpunt: flexibele werktijden. Om wel altijd voldoende personeel beschikbaar te hebben, maken veel organisaties al gebruik van workforce management (WFM). Het WFM proces houdt in, dat de roosterplanner het in te plannen personeel afstemt op de benodigde werkzaamheden. Flexibiliteit gaat daarbij gepaard met wet- en regelgeving. Er zijn nieuwe regels op het gebied van de wet flexibel werken, die het WFM proces raken. In dit blog gaan we daar dieper op in en leggen we uit hoe je WFM effectief en rechtsgeldig blijft inzetten.
Wet flexibel werken
De huidige wet flexibel werken is begin 2020 aangepast om de kloof tussen vaste en flexibele contracten te dichten. Deze aanpassingen, die zijn opgenomen in de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), waarborgen betere arbeidsvoorwaarden voor flexibele arbeidskrachten. De WAB uit 2020 heeft ervoor gezorgd dat een werknemer na 52 weken inkomenszekerheid krijgt over een vast aantal uren.
Door gebruik te maken van het workforce management proces, legden werkgevers deze voorwaarden eenvoudig vast, zonder flexibiliteit in te leveren.
Veranderingen in de WFM rondom de wet flexibel werken
Nu recente wijzigingen zijn doorgevoerd in de WAB en er nieuwe regels zijn aangekondigd, wordt ook het WFM proces geraakt. De grootste verandering is dat managers afspraken over werktijden schriftelijk vast moeten leggen.
Vanuit de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden zijn werkgevers verplicht om werknemers zekerheid te bieden over de momenten waarop ze moeten werken. Werknemers met onvoorspelbare werktijden kunnen nu na 26 weken een schriftelijk verzoek indienen voor meer voorspelbare werktijden.
De wijzingen zijn als volgt:
- Voorspelbare werktijden
- Concrete werktijden regels
- Keuze voor opschalen
Maar hoe faciliteer je dit? Hoe ga je bijvoorbeeld om met een eventueel capaciteitstekort binnen 4 dagen?
Zelfroosteren
De nieuwe wetgeving lijkt te leiden tot administratieve druk op de HR-afdeling, managers en planners. Het gebruik van WFM software is daarom actueler dan ooit. Zelfroosteren, semi-zelfroosteren en de audit trail (maakt inzichtelijk welke planner wijzigingen in het rooster heeft aangebracht en met welke reden) zijn namelijk transparante oplossingen die de werk-privé balans ondersteunen en tevens voldoen aan de nieuwe wetgeving.
Zicht op de capaciteitsbehoefte
Binnen het nieuwe WFM proces moet je er rekening mee houden, dat je verplicht bent om medewerkers 4 dagen van tevoren te informeren over het rooster. In een interview met Ziptone voorspelt Randstad medewerker Sanne Belazare-Ahalli, dat er daarom een verschuiving plaats gaat vinden van preventief overbezetting, naar preventief onderbezetting.
Dit houdt in dat je als organisatie ervoor zorgt dat je last minute extra in kan roosteren. Hierdoor verminder je het risico om uren uit te moeten betalen zonder dat deze vervuld zijn. Als de ingeroosterde diensten namelijk niet of in mindere mate nodig blijken te zijn, moet je de uren wel uitbetalen aan de oproepkrachten.
Forecasting
WFM software maakt gebruik van de forecasting module. Deze wordt nog actueler om de capaciteitsbehoefte te voorspellen. Hierdoor kun je daadwerkelijk preventief een lichte onderbezetting inroosteren; je weet immers de benodigde bezetting.
Deze forecasting werkt op basis van historische data en houdt rekening met de opgegeven voorkeuren en beschikbaarheid. Dit moet echter wel concreet vastgelegd worden in diensten en diensttijden. Een beschikbaarheid tussen 09:00 en 21:00 uur is niet voldoende.
Voorheen werd het WFM-proces ingericht vanuit de beschikbaarheid. Nu moet de roostermaker ook rekening houden concrete afspraken. Deze kun je in roostersoftware ideaal vastleggen. Zo kunnen zowel werkgever als werknemer bij deze informatie.
Wet flexibel werken en Symagic
Het WFM-proces zal dus veranderen. Je moet volgens de nieuwe regels transparanter werken en tijdig communiceren over het rooster. Daarbij stel je schriftelijk concrete afspraken vast over beschikbaarheid en diensttijden.
Beschik je over WFM-software? Dan kun je de processen herzien om te voldoen aan de nieuwe regels. Symagic gebruikers kunnen bij ons terecht om te kijken waar eventueel verbeterpunten liggen ten opzichte van de nieuwe wetgeving.
Heb je nog geen rooster software waarmee je het WFM-proces kunt verbeteren ten aanzien van de wet- en regelgeving en je eigen roosterproces? Dan helpen we je graag om de juiste modules af te stemmen die passen bij jouw organisatie. Kom in contact om je roosterproces te optimaliseren.
