Elke organisatie wil blijven groeien, zonder de werkdruk van het personeel te verhogen. Maar hoe doet u dit als er personeelstekorten ontstaan? U wilt dan optimaal gebruikmaken van het personeel dat u in dienst hebt, zonder meer werk bij uw medewerkers neer te leggen. In deze blog leggen we u uit hoe u toch KPI’s blijft realiseren, ondanks gebrek aan personeel. Met 90% van het rooster op deze wijze ingevuld, resteert voor de planner nog maar 10% van de diensten om op te vullen.

Gebrek aan personeel

Onderbezetting resulteert in onvoldoende afgeronde taken of verwerkte orders aan het einde van de werkdag. Bij gebrek aan personeel krijgen uw klanten de producten vertraagd geleverd (warehouse), wachten ze lang aan de lijn (callcenter) of laat de cliënt lang op hulp wachten (zorg). Hierdoor stijgt de klantontevredenheid.

Medewerkers optimaal inzetten

Doelen behalen begint bij het optimaal inzetten van uw personeel. Dit betekent dat u rekening houdt met de kwaliteiten van uw medewerkers. Dit stimuleert medewerkers het beste uit zichzelf te halen, verhoogt de productiviteit en draagt bij aan het realiseren van KPI’s.

Plan op basis van drukte

Niet elke periode is even druk. Rond feestdagen worden er meer orders of bezoekers verwacht dan een dag midden in het jaar. Op basis hiervan kunt u het personeel inplannen volgens workforce management. Daarmee stemt u vraag en aanbod naadloos op elkaar af en worden medewerkers met de juiste kwaliteiten ingepland op de juiste dagen. Hiermee voorkomt u overbezetting en bespaart u op dubbele personeelskosten tijdens rustige dagen. Plannen op basis van orders en bezoekersaantallen is een ideale manier om het meeste uit uw eigen personeel te halen.

Strategische personeelsplanning

Wanneer u te maken heeft personeelstekort, is het extra van belang om naar de toekomst te kijken. Strategische personeelsplanning gaat over het anticiperen op uw personeelsbestand in de toekomst. Zo herkent u tijdig wanneer tekorten aan personeel ontstaan en kunt u vroegtijdig vacatures uitschrijven. Door een duidelijke visie te creëren voor de toekomst en weten wat u daarvoor nodig heeft, zet u de juiste medewerkers in om de KPI’s te behalen.

Hoe voert u deze aspecten door?

Met planningssoftware kunt u deze aspecten eenvoudig bewerkstelligen. De software analyseert bijvoorbeeld de ordergeschiedenis en voorgaande bezoekersaantallen. Op basis hiervan maakt het programma een betrouwbare forecast. Hierop kunt u het personeel naadloos aansluiten.

De tool bespaart u dubbele personeelskosten en de inzet van flexibel personeel via uitzendbureaus. Door een personeelsbestand bij te houden, roostert de tool automatisch medewerkers in op basis van beschikbaarheid en competenties. Hiermee haalt u het meeste rendement uit het loonkostenbudget en blijft u aansluiten op de klantvraag.

KPI’s realiseren? krijg inzicht met Symagic planningtool

Symagic planningsoftware ondersteunt u door vraag en aanbod op elkaar aan te sluiten, ook in tijden van personeelstekort. Dit kan door het efficiënt inzetten van medewerkers, zodat u altijd zicht houdt op de KPI’s.

Daarnaast is de tool gebaseerd op workforce management software. Hiermee wordt een tool bedoelt die efficiënt het personeel plant. De tool houdt rekening met beschikbaarheid en expertise van het personeel, waardoor altijd de juiste medewerkers worden ingeroosterd. Daarnaast ondersteunt de tool u met de forecast, zodat u ook over- en onderbezetting voorkomt.

De voordelen van Symagic planningtool zijn:

• Rust in de organisatie
• Tevreden medewerkers
• Effectief werkproces
• Resulteert in kwalitatief werk
• Verhoogde productiviteit van medewerkers
• Tevreden klanten
• Stimuleert de effectiviteit van de planning

Haal ook het beste uit uw personeel

Tekort aan personeel hoeft niet te betekenen dat u achter de feiten aanloopt en doelen misloopt. Wanneer u duidelijk uw KPI’s in beeld heeft en uw personeel effectief inzet op beschikbaarheid en competenties, blijft uw organisatie groeien. De planningstool van Symagic ondersteunt u hierbij. Hiermee kunt u automatisch roosteren en krijgt u in een handomdraai het rooster rond, zonder te hoeven terugvallen op uitzendbureaus.

Wilt u ook de voordelen van een rooster tool ervaren? Neem dan gerust contact op. Wij helpen u graag het beste uit uw personeel te halen.