In een drukke werkomgeving waar geen dag hetzelfde is, is het belangrijk dat u wel controle behoudt over het rooster. U wilt namelijk de juiste mensen ingepland hebben om het werk voor elkaar te krijgen. Maar het rooster behoeft zoveel flexibiliteit, hoe houdt u daar de controle over? In dit blog laten we het aan u zien.
Maak gebruik van een basisrooster
Het lijkt misschien alsof geen dag hetzelfde is, maar door gebruik te maken van een basisrooster, zijn de gaten gemakkelijker in te vullen. De vaste wensen van medewerkers kunnen hierin worden afgestemd. Daardoor krijg de HR beter in beeld waar er gaten vallen en is het gemakkelijker om het rooster van de volgende periode samen te stellen en aan te vullen met (nieuwe) veranderingen.
Houd stuurinformatie bij
Het rooster bestaat niet alleen uit ingepland personeel. Aan het personeel zijn tijden, taken, kosten en expertises gebonden. Daarnaast moet de HR-medewerker rekening houden met verlof en ziekteverzuim van medewerkers. Zorg er daarom voor dat u deze informatie goed in beeld heeft.
Door tijdens het roosteren zicht te houden op deze aspecten, rooster u niet alleen efficiënt, maar voorkomt u ook budget overschrijdingen.
Denk eens na over zelfroosteren
Zelfroosteren houdt in dat medewerkers zelf het rooster samenstellen. De vrijheid die ze daarbij krijgen, kan in meer of mindere mate worden verleend door de HR en de planners. Volledig zelfroosteren is in een omgeving waar het al moeilijk is om het rooster samen te stellen, niet altijd de meest efficiënte oplossing. Maar zelfroosteren houdt ook in, dat medewerkers eenvoudig zelf diensten kunnen ruilen of zich kunnen inschrijven op een open dienst. Dit stimuleert de collegialiteit en bespaart de HR veel tijd om een geschikte medewerker te vinden.
Bij zelfroosteren kunt u ervoor kiezen om zelf de randvoorwaarden op te stellen. Denk aan:
- De minimale bezetting
- De minimale en maximale werktijd
- De benodigde expertise
Maak gebruik van een planningstool
Excelroosters en over-en-weer mailen over wensen en verlof is verleden tijd. Voor een overzichtelijke planning en controle op het rooster, kunt u het beste gebruikmaken van planningsoftware. En dit hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Er zijn veel leveranciers op de markt waarbij u zelf de benodigde modules samen kan stellen. En omdat de planningstool ook over zelfroosteren en een zelfrooster app beschikt, is het gemakkelijk te gebruiken voor iedereen op de werkvloer. Alle medewerkers moeten natuurlijk eenvoudig toegang kunnen krijgen.
Met Symagic heb je controle op het rooster
Symagic biedt u een online planningstool. Deze tool is gebaseerd op workforce management. Hiermee plant u de juiste medewerkers in op de juiste dagen. Door de stuurinformatie in de tool bij te houden, baseert u het rooster op beschikbaarheid, kosten en expertise van medewerkers. Daarnaast is de tool toegankelijk voor uitzendbureaus. Deze kunnen de openstaande diensten gemakkelijk voor u invullen, zodat u altijd aan de capaciteitsbehoefte voldoet en KPI’’s blijft realiseren.
Onderscheidend aan Symagic is het sociale aspect. Hiermee worden collega’’s gestimuleerd beter samen te werken en dit versterkt de sfeer onderling en op de werkvloer. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Onderling diensten ruilen
- Medewerkerstevredenheid bijhouden
- Notitievelden om kennis, feedback en ervaringen te delen
- Overzicht met verjaardagen, leuke activiteiten en jubilea
Houd ook controle op het rooster met een online planningstool
Controle over het rooster hoeft niet meer een handmatige activiteit te zijn. Met behulp van een planningstool blijft u in controle en heeft u altijd een efficiënt rooster. Door in meer of mindere mate medewerkers te stimuleren zelf het rooster samen te stellen, bijvoorbeeld middels online diensten ruilen, verhoogt de werksfeer en blijft u uw doelen behalen.
Wilt u ook weten wat een planningstool voor uw organisatie betekent? We laten u graag de modules zien waarmee u altijd in control bent.
