Het vinden van een juist planningspakket dat door meerdere afdelingen in de organisatie ingezet moet worden kan een hele opgave zijn. Tijdens het inventariseren van de huidige werkwijze is het vaak zo dat elke afdeling eigen planningsmethoden hanteert en er een verschil bestaat tussen planners binnen dezelfde afdeling.

Wanneer medewerkers lid zijn van verschillende afdelingen of de medewerkers tussen verschillende afdelingen worden uitgewisseld, heeft het de voorkeur om een eigen planmethode te kunnen gebruiken. Maar, daarnaast ook over elkaars resources kunt beschikken.

In dit voorbeeld gaat het om een afdeling genaamd ‘Delivery’, die projecten uitvoeren van één of meerdere jaren uitvoeren. Daarnaast bestaat er de afdeling ‘Services’ waar projecten gepland worden die niet langer duren dan enkele weken. Bij de kortlopende projecten is het belangrijk dat er per dag gepland wordt en dat de medewerker de geplande uren uitvoert op de betreffende dag. In tegenstelling tot de langlopende projecten, waar een x aantal uren per periode gepland met ‘workload’ van bijvoorbeeld 20 uur in de week. Het is voor de planner in dit geval voldoende om te weten dat de betreffende medewerker in de aangegeven periode een x aantal uur aan het project werkt. Op welke dag dit precies gebeurd is hier niet relevant.

Een deel van de planning voor ’Services’ bestaat uit werkzaamheden die bij een klant worden uitgevoerd. Dit kan betekenen dat er op maandag 8 uur voorbereidingen worden gepland en dat vervolgens op woensdagmiddag van 13:00 uur tot 17:00 uur de actie op afstand wordt uitgevoerd.

Stel: er komt een nieuw kortlopend project waarvoor 20 uur aan voorbereiding gepland dient te worden. De planner ziet dat er op dinsdag nog ruimte is en geeft dit als startdatum voor de uit te voeren werkzaamheden die in dit geval 20 uur werk aan voorbereiding betreft. Het systeem gaat vervolgens per dag bekijken hoe deze uren verdeeld kunnen worden. Op dinsdag is nog 8 uur beschikbaar en deze wordt ingepland waardoor er nog 12 uur overblijft. Vervolgens ziet het systeem dat er op woensdag ochtend van 9:00 uur tot 13:00 uur nog 4 uur beschikbaar zijn en daarom wordt hier 4 uur gepland. In de middag stond al een afspraak dus daar wordt omheen gepland. Hierdoor blijft er nog 8 uur over. Deze laatste 8 uur kan op donderdag gepland worden aangezien hier nog niks gepland stond. Op deze manier kan de afdeling Service met een minimale inspanning een sluitende planning maken, ook als er al verschillende andere afspraken of werkzaamheden gepland staan in de week.

Voor de afdeling ‘Delivery’ wordt er minder in detail gepland en vooral per week gepland door middel van ‘workload’. Stel: in de eerste 12 weken van het project dient de projectleider de requirements te inventariseren en hij krijgt hier 24 uur per week de tijd voor. De planner van ‘Delivery’ geeft dan bij het plannen aan dat er per week gepland moet worden, de juiste periode moet worden geselecteerd(in dit geval de gehele 12 weken) en dat het om 24 uur gaat. Het systeem zal vervolgens voor elke week een planning aanmaken van 24 uur die loopt van maandag t/m vrijdag.

Beide planners zijn in dit voorbeeld in staat om hun eigen planmethodiek toe te passen op de eigen medewerkers, maar ook op de medewerkers van de andere afdeling.

Meer weten over professioneel plannen?

Vraag een demo aan


Hoe wij omgaan met je persoonsgegevens, lees je in ons privacystatement.