We zien bij veel organisaties dat er op papier van alles bedacht is hoe het planproces zou moeten werken. Maar vaak blijkt dit in de praktijk anders te zijn. De theorie en de praktijk. Deze twee zouden feilloos op elkaar aan moeten sluiten. Helaas is dat vaak niet het geval. Voor het plannen van personeel geldt dit ook. Vooraf kan het optimale planproces worden bedacht, waarvan de verwachting is dat deze goed aansluit bij de werkelijkheid. Echter, de werkelijkheid wordt pas getoond als het proces in praktijk wordt gebracht.

Op basis van de kennis die in het verleden is opgedaan, is een werkwijze ontstaan hoe taken, projecten of diensten gepland worden. Na enige tijd hebben er bijvoorbeeld verschillende veranderingen plaats gevonden die ervoor hebben gezorgd dat de manier van plannen zoals oorspronkelijk bedacht niet meer goed aansluit.

Inrichten van het planproces

Conclusie in zo’n situatie is meestal dat het planproces opnieuw ingericht dient te worden. Het planproces wordt nog eens goed onder de loep genomen, geanalyseerd en overlegd met de betrokkenen. Op basis van deze uitkomst wordt het proces aangepast. Afwijking kan bijvoorbeeld ontstaan doordat in het proces verschillende rollen zijn onderscheiden die elk verantwoordelijk zijn voor een bepaald deel van het planproces. Er zijn duidelijke afspraken gemaakt en tóch blijkt het in de praktijk niet zo goed te werken als vooraf was gedacht. Verder worden er bij het inrichten van het planproces verschillend aannames gedaan die in bepaalde mate wel of niet gebaseerd zijn op ervaringen uit de praktijk en/of die wel of geen rekening houden met eventuele veranderingen in de toekomst.

Lees ook:
→ Personeelsplanning: matchen van vraag en aanbod

Praktijkvoorbeeld

Een voorbeeld van afwijking tussen theorie en praktijk is de volgende situatie. Een organisatie deelt de verschillende soorten werkzaamheden op in taken met een norm. Voor het uitvoeren van ‘klus X’ is een norm van 4 uren vastgesteld. De norm is in goed overleg bepaald en de verwachting is dan ook dat de norm overeen zal komen met de werkelijkheid. Na een aantal maanden wordt gekeken hoeveel tijd er gemiddeld is besteedt aan de verschillende soorten werkzaamheden. Hieruit komt naar voren dat voor ‘klus X’ gemiddeld 4,5 uren is besteedt in plaats van de 4 uur die vooraf is vastgesteld.

De norm is in goed overleg bepaald en de verwachting is dan ook dat de norm overeen zal komen met de werkelijkheid.

Op basis van dergelijke gegevens kan met de betrokkenen in gesprek worden gegaan om erachter te komen waarom de werkelijkheid niet overeenkomt met de gestelde normen. Zijn de werkzaamheden veranderd? Zijn er veranderingen bij de medewerkers die het werk uitvoeren? Of zijn er andere argumenten die het verschil kunnen verklaren? Door het planproces kritisch te volgen, kan de planning verder geoptimaliseerd worden, waardoor het proces steeds beter aansluit bij de werkelijkheid. Zo worden theorie en praktijk steeds een stapje dichter bij elkaar gebracht.